Частина 1
Частина 2
Сьогодні жодна організація не може обійтись без проведення ділових заходів. Адже кожний такий захід є ефективним інструментом для досягнення певної мети і вирішення посталених завдань. Отже, і в діяльності секретаря-референта передбачається не тільки організація роботи з документами, а й ряд заходів, які забезпечують відповідний рівень організації виробничого, адміністративного і діловиробничого процесу. Це, як правило, організація та проведення виробничих нарад, зборів, засідань, ділових переговорів, презентацій всередині самої організації, а також участь певних підприємств в ряді заходів колегіального характеру поза межами установи типу конференцій, семінарів, прес-конференцій та ін.
Найпоширенішим видом колективних заходів в організаціях є нарада. Нарада – це спільна діяльність колективу, об’єднаного однією метою і керована особою, у функції якої входить розпорядча діяльність. Серед інших видів ділових заходів виділимо:
Конференція (конгреси, симпозіуми) – захід, направлений на обмін поглядами з наукових та інших питань. Конференція передбачає наявність програми заходу, наперед підготовлений список доповідачів та участь експертів з питань конференції. Якщо рамки заходу не вміщають обговорення конкретних питань, проводяться додаткові круглі столи. Конференції – один із найскладніших видів корпоративних заходів.
Семінар – захід, метою якого є інформування або навчання цільової аудиторії в інтерактивному руслі. Семінари відрізняються від конференцій меншою академічністю тем. Семінари проводяться професіоналами і експертами, кількість учасників обмежена.
Тренінг – захід, спрямований на навчання конкретним навичкам чи вмінням. Тренінги можуть бути академічними або професійними.
Конгрес – з’їзд, збори (як правило, з питань міжнародного значення). Має складну структуру заходів, велику кількість учасників, широкий суспільний резонанс.
Форум – масові збори, з’їзд. За структурою і технологіями підготовки схожий з конгресними заходами.
Симпозіум – нарада, конференція з приводу спеціальної наукової проблеми. Предметом симпозіуму може стати вузькоспеціальний аспект двосторонніх відносин, економічного співробітництва та ін. Припускають наявність професійної аудиторії.
"Круглий стіл" – обговорення, дискусія з актуальної теми, проблеми, події. Принцип організації – рівноправ’я учасників.
Презентація – використовується для демонстрації комплексних технологічних процесів в різних галузях з метою залучення партнерів та встановлення ділових контактів.
Прес-конференція – організація заходу для засобів масової інформації в різних форматах: прес-конференція, прес-брифінг, "круглий стіл", прес-ланч і т.д.
Бізнес-сніданок – проведення серії бізнес-сніданків, в ході котрих піднімаються актуальні проблеми. Зазвичай "бізнес сніданок" організовують о 12-14-й годині.
Банкет влаштовують з особливого приводу такого, скажімо, як ювілей фірми, корпоративні свята і т.д. Банкет передбачає велику кількість гостей, тому важливо розташувати столи так, щоб усім було зручно. Святковий стіл – важлива частина свята.
Фуршет влаштовують при проведенні виставок, презентацій, після закінчення ділових переговорів або конференцій, у вигляді коктейлю. Організовують о 17-20-й годині.
"Шведський стіл" – невід’ємна частина сучасного етикету. Столи, за котрими розсідаються гості, не сервірують. їжа, напої, а також посуд розташовують на окремих столах. Гості самі обирають собі страви. Меню включає в себе і гарячі, і холодні страви, закуски.
Коктейль Частіше за все організовують на конгресах, виставках та ін. ділових заходах. Під час коктейлю гості вільно пересуваються по залу. Закуска зазвичай сервіруються на великих блюдах та пропонуються офіціантами. В якості столових приборів гості використовують пластмасові палички-шпажки. Організовують о 17–19-й годині.
Основне завдання колективних масових заходів - залучення працівників до вирішення господарських, виробничих, організаційних питань та проблем організації. Якраз нарада і вирішує це завдання.
Перевагою ділової наради, у порівнянні з іншими заходами та методами управління, є те, що тут, як правило, присутні якщо не всі, то переважна більшість майбутніх виконавців тих рішень, які можуть бути прийняті. На ділових нарадах легше вирішуються саме ті питання, які стосуються всього колективу, - його успіхів або невдач.
При цьому слід пам’ятати, що: - наради не слід скликати з одного й того ж питання кілька разів, бо якщо питання не було вирішене за першим разом, значить, нарада не була результативна і слід шукати інші методи та варіанти його вирішення; - нараду не слід перетворювати на універсальний засіб розв’язання всіх питань.
Класифікація ділових нарад:
До наради:
В день наради:
Після наради:
Кількість учасників наради має бути мінімальною, бажано не більше ніж 20 чол. Невиправдане збільшення чисельності ускладнює управління ходом наради, подовжує дебати.
Тривалість наради не повинна перевищувати 1,5 год., а оперативної - 30-35 хв. Як показують дослідження, тривалість наради понад 30-40 хв. призводить не тільки до втрати часу, а й різко знижує її ефективність.
Нараду доцільно проводити у другій половині дня, оскільки перша більш продуктивна для самостійної роботи. Не рекомендується проводити більш як одну нараду на день, тим більше з постійним складом учасників.
У графіку, об’яві або повідомленні про проведення наради зазначають години її початку і закінчення. Це необхідно не тільки з погляду порядку, поваги до учасників, а й для того, щоб кожен з них міг планувати свій робочий час.
Визначаючи можливу тривалість наради, можна орієнтуватися на такі, досить умовні розрахунки: доповідь - 15-20 хв., відповіді доповідача на запитання - 5-7 хв., виступи - 2-5 хв., викладення проекту рішення - 3-5 хв., обговорення і прийняття рішення - 8-10 хв. Отже тривалість обговорення одного питання не повинна перевищувати 45-50 хв.
Спосіб повідомлення учасників про нараду залежить від умов роботи і розташування організації, кола учасників, технічних засобів. При цьому використовують графік, який доводять до відома усіх учасників, об’яви, запрошення, повідомлення по телефону або радіомережі та ін. Не рекомендується використовувати фразу „Присутність обов’язкова”. Запрошення слід розсилати якомога раніше, текст не повинен викликати запитань у адресата.
Підготовка документів для учасників наради має за мету: скоротити час на викладення доповіді; переконатися в тому, що усі ознайомлені з положеннями і фактами, які обговорюватимуться на нараді; сконцентрувати увагу учасників на тих питаннях, які доповідач вважає основними.
Документи, які перед початком наради роздають учасникам, містять основні тезиси, висновки, пропозиції, а також описи, витяги з директивних і нормативних документів, статистичний матеріал, схеми тощо. Пропоновані учасникам документи систематизують, скріплюють або кладуть у папку.
Приміщення підбирають з урахуванням чисельності учасників, щоб кожен міг добре бачити і слухати доповідача. Приміщенням, де проводять нараду, є кабінет керівника або зала для нарад.
Приміщення може бути обладнане екраном, демонстраційною дошкою, засобами для демонстрування слайдів. Для учасників необхідно створити комфортні умови (зручні крісла або стільці, письмове приладдя, мінеральна вода та ін.).
Варіанти розміщення учасників наради можуть бути різними. Проте не рекомендується, щоб вони сиділи спиною один до одного. Доцільно використовувати поздовжній або овальний стіл (65-70 см довжини стола на одну людину), а крісла розміщувати по периметру кабінету.
Приміщення повинно бути світлим, з доброю вентиляцією і звукоізоляцією.