Частина 1
Частина 2
Заява – це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання.
Хоч заява складається за довільною формою, багаторічною практикою вироблена певна схема розташування реквiзитiв i написання тексту цього документа.
Заява, зазвичай, складається з таких реквiзитiв:
Адресат (назва органiзацiї або службова особа, до якої звертається заявник). Якщо заявникові відомі прізвище та ініціали керівника організації, їх можна написати після назви організації. Допускається написання лише назви організації.
Автор (вiдомості про заявника: прiзвище, iм’я, по батьковi, зазначені повністю в родовому відмінку, домашня адреса, телефон, в окремих випадках – займана посада (професія) та структурний підрозділ, де він працює). Кожна з цих частин пишеться з окремого рядка. В заяві не прийнято застосовувати прийменник від
Назва виду документа (пишеться посередині аркуша з великої літери (Заява).
Текст документа. Основний текст заяви пишеться з абзацу й викладається з коротким, але зрозумілим обґрунтуванням прохання, пропозиції чи скарги. За потреби повідомляється, які документи чи інші матеріали додаються до заяви.
Відмітка про наявність додатків. Якщо документ має не зазначені в текcтi додатки, їх назви необхiдно перелiчити iз зазначенням кiлькоcтi cторiнок у кожному додатку та кiлькоcтi їх примiрникiв. Нумерують додатки арабськими цифрами. Назви додатків один від одного відділяють 1,5 міжрядковими інтервалами. Якщо назва додатка займає декілька рядків, то їх друкують через один міжрядковий інтервал.
Підпис (власний підпис заявника).
Дата документа. Дата написання заяви ставиться під текстом документа ліворуч.
Заяви оформлюють на чистому аркуші паперу формату А4, що забезпечує одноформатність документів в особовій справі, до якої вона заноситься. Пишеться заява власноручно (від руки) або на трафаретному бланку в одному примірнику. Незважаючи на те, що заява приватної особи має особистий характер, вона є офіційним документом, який має юридичну силу.
На заяві ставиться віза керівника структурного підрозділу або провідного спеціаліста і резолюція керівника. Після чого заява надходить в кадрову службу, де й готується проект відповідного наказу.
Подання заяви про прийняття на роботу
Згідно з законодавством України про працю, влаштовуючись на роботу, громадяни подають письмову заяву з проханням зарахувати на певну посаду до певної організації чи її структурного підрозділу.
У рекомендаціях практиків наголошуються такі моменти при написанні заяви:
Разом із поданням заяви претендент повинен подати низку документів, передбачених Кодексом законів про працю і Правилами внутрішнього трудового розпорядку. Якщо не подано хоч одного з передбачених документів, працівник кадрової служби має право відмовити в оформленні на роботу або відкласти оформлення до подання належних документів.
Законодавством заборонено приймати на роботу без відповідних документів, наприклад, Кодексом про адміністративні правопорушення встановлено матеріальну відповідальність (штраф) за прийняття на роботу без паспорта або з фальшивим паспортом. Стаття 191 КЗпП дає право роботодавцеві укладати трудові договори з особами віком до 18 років лише після проходження ними попереднього медичного огляду. Медична довідка необхідна також під час прийняття на роботу для працівників, зайнятих на важких роботах, роботах зі шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба в професійному доборі.
Посадова особа, яка має право приймати на роботу, також робить документальні дії – на заяві громадянина накладає резолюцію про згоду (або незгоду) прийняти на роботу, після чого видається відповідний наказ.
У резолюції керівника повинно бути чітко визначено, на яких умовах зараховується майбутній працівник: посада, кваліфікаційний рівень, підрозділ, з якого числа зарахований. Можливі й спеціальні умови: випробувальний термін, попереднє стажування (за згодою працівника), неповний робочий день або тиждень (для підлітків, інвалідів, студентів чи школярів, матерів). Зразок заяви про прийняття на роботу наведений у додатку.
Написання заяви про переведення на іншу посаду
Заяви про переведення на іншу посаду складають за аналогiчною схемою, але ці документи мають певнi особливостi щодо написання деяких реквiзитiв:
Зразок заяви про переведення на іншу посаду наведено в додатку.
Написання заяви про звільнення
При звільненні з роботи працівник мусить зазначати причину прийнятого ним власного рішення чи прохання.
У разі звільнення працівника з ініціативи роботодавця, як уже зазначалося, необхідно попередньо заручитися згодою профспілкового комітету, для чого до нього подається письмове звернення.
Порядок надання згоди на розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця, крім статей 43, 431 КЗпП, визначається також статтею 39 Закону України «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності».
За допомогою стандартного бланка заяви про звільнення (форма 1к) і картки звільненого (форма 2к) можна зробити аналіз складу працівників за віком, статтю, стажем роботи, причин звільнення. Зразок заяви про звільнення наведено в додатку.
Довідка – це службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.
Розрізняють внутрішні та зовнішні довідки
Внутрішні довідки, зазвичай, містять узагальнені результати виконання яких-небудь службових робіт, проведення досліджень або перевірок, впровадження новітньої техніки та технологій тощо. Їх складають у відповідь на запит керівництва і подають у визначений термін.
Внутрішню довідку складає один працівник або комісія, до складу якої входить певна кількість працівників організації. Текст такої довідки має стосуватися одного питання службового характеру. Стислий виклад тексту подають у заголовку, який має відповідати на питання про що?
Якщо є необхідність подати інформацію з кількох не пов’язаних між собою питань, то складають відповідну кількість довідок з кожного питання. Внутрішню довідку, підготовлену комісією, оформлюють на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу формату А4
Довідка, складена одним працівником або керівником структурного підрозділу для подання керівникові організації чи на розгляд колегіального органу, може бути оформлена на бланку структурного підрозділу, якщо такий заведений у відповідному підрозділі, або на чистому аркуші паперу (найчастіше формату А5) з обов’язковим відтворенням реквізиту 08 «Назва структурного підрозділу організації». Зразок довідки з місця роботи наведений у додатку.
Зовнішні довідки переважно складають із метою засвідчення якогось юридичного факту, найчастіше для підтвердження факту роботи чи навчання, розміру заробітної плати, місця проживання тощо. Їх видають громадянам для подання до відповідних органів – податкової інспекції, пенсійного фонду, житлово-комунального управління тощо.
Зовнішні довідки оформлюють на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу. Довідку з місця роботи, що підтверджує трудовий стаж та оплату праці працівника, складають на бланку організації формату А5. Текст такої довідки починається із зазначення у називному відмінку прізвища, імені та по батькові працівника, про якого подаються відомості, далі вказують посаду та розмір заробітної плати. Якщо довідка не містить відомостей щодо заробітної плати, то головний бухгалтер її не підписує.
Якщо зовнішню довідку оформлено на чистих аркушах паперу, то у верхньому лівому куті лицьового боку першого аркуша обов’язково проставляють відбиток кутового штампа, на якому мають бути відтворені назва організації, довідкові дані про організацію та код організації за ЄДРПОУ. Крім цього, у відбитку має бути зафіксовано місце для написання дати і вихідного реєстраційного індексу. Відбиток має бути чітким і добре читатися. Дату та реєстраційний індекс на відбитку проставляють від руки.
Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов’язковій реєстрації. Зовнішні довідки реєструють у базах даних, картках або журналах реєстрації вихідної документації. Внутрішні – в реєстраційних формах, призначених для реєстрації внутрішньої документації.
Крім розглянутих вище, існує багато видів довідок: аналітичні, архівні, біографічні, медичні, довідки-об’єктивки, біографічні довідки тощо.
Біографічна довідка – документ, який готують у разі потреби (подання про призначення на посаду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного службовця тощо) на підставі даних, які містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Текст цієї довідки складають у вигляді анкети. Біографічна довідка включає в себе наявність фотокартки, паспорті дані, адресу, телефон та детальніше характеризує освіту і кваліфікацію претендента. Зразок біографічної довідки наведений у додатку.
Додаток
Заява про прийняття на роботу
|
Інспектору відділу кадрів Івановій до наказу 12.09.2021 (підпис) |
Директору ТОВ «Будівельник Київ» Сидоренку Вадиму Андрійовичу Поденко Тетяни Петрівни мешкаю за адресою: вул. Леніна, 25, м. Київ, тел.: 25-37-48 |
Заява
Прошу прийняти на посаду інспектора відділу кадрів ТОВ «Будівельник Київ» з 15.03.2023.
12.03.2023 підпис
Додаток
Заява про звільнення
|
Інспектору відділу кадрів Івановій до наказу 12.09.2021 (підпис) |
Директору ТОВ «Геркулес» Петрову Віктору Павловичу провідного менеджера Онопенко Тетяни Петрівни |
Заява
Прошу звільнити з займаної посади за власним бажанням 23 квітня 2023 р. у зв’язку зі зміною місця проживання, довідка додається.
12.03.2023 підпис
Додаток
Заява про переведення працівника на іншу посаду
|
Керівнику відділу кадрів Полозовій Н.О. До наказу 18.05.2023 (підпис) |
Директору Павлоградського коледжу Національного технічного університету «Дніпровська політехніка» Горбатюку Леоніду Миколайовичу лаборанта Княжевич Надії Іванівни |
Заява
Прошу перевести на посаду інспектора відділу кадрів з 20.05.2023.
18.05.2023 підпис
Додаток
Довідка з місця навчання
|
У К Р А Ї Н А ПАВЛОГРАДСЬКИЙ КОЛЕДЖ 51400, м. Павлоград, вул. Світличної Ганни, 63НАЦІОНАЛЬНОГО ТЕХНІЧНОГО УНІВЕРСИТЕТУ "ДНІПРОВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА" тел. 20-49-58 № ___________ "_______"___________20______р. ___________________________________________ |
Д о в і д к а
__________________________________________________________________________________________
( прізвище, ім'я, по батькові )
є студентом ( кою )__________________ курсу денного відділення Павлоградського Павлоградського коледжу НТУ «ДП» ( I рівень акредитації ) зі спеціальності __________________________________________________________________________________________________________________________ денної форми навчання.
____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________Термін закінчення коледжу _____________________________ року.
Довідка видана для подання до _______________________________________________________
| Директор | Людмила ПОСУНЬКО |
Додаток
Зовнішня довідка-виклик
Додаток
Форма бібліографічної довідки
