Частина 1
Частина 2
Для забезпечення правильного формування та обліку справ на підприємстві повинна складатися номенклатура справ закладу.
Номенклатура справ – це затверджений в установленому порядку, систематизований, з вказівкою строків зберігання список справ, заведених у даному діловодстві.
Номенклатура справ служить для розподілу та групування виконаних документів у справи, закріплення індексації справ, встановлення термінів зберігання, побудови довідкової картотеки.
Отже, в номенклатуру справ входять:
Окрім того, номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від того, як складена номенклатура справ закладу, залежить оперативність роботи з документами, які знаходяться на зберіганні. Наявність номенклатури справ обов’язкова.
Номенклатура справ буває таких видів:
Індивідуальна номенклатура справ відображає документи конкретної установи і, як правило, складається в закладах, не підвідомчих міністерствам та відомствам (приватних, колективних, акціонерних та ін.), тобто згідно зі специфікою даного закладу та формою власності.
Приблизна номенклатура справ відображає документи з наближеним характером діяльності та ділового процесу, розробляється відомствами, має стандартний вигляд, але коректується в залежності від потреб закладу і носить рекомендований характер.
Типова номенклатура справ розробляється вищестоящими організаціями (міністерствами) для певної категорії організацій з однотипним характером діяльності, комплексом документів і носить обов’язковий характер, тобто встановлює єдину індексацію справ. Наприклад: номенклатура справ ПТУ, середніх шкіл, проектних інститутів та ін.
Розрізняють також номенклатури справ структурного підрозділу та зведену номенклатуру справ.
Номенклатура справ структурного підрозділу складається за установленою формою. Її розділами можуть бути:
В обсяг номенклатури справ структурного підрозділу входить вся документація:
Структурні підрозділи зі складання номенклатури справ виконують такі операції:
Робота з номенклатури справ структурного підрозділу узгоджуються з керівниками підрозділів, завідувачем архіву та експертною комісією структурного підрозділу.
З метою уніфікації найменувань, систематизації і централізації обліку справ, контролю за їх заведення номеклатури справ зводять в єдину (вільну) номенклатуру справ закладу.
Додаток
Форма розташування статей номенклатури справи
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_____________№____________
________________________________________________________________________________
(місце складання)
на__________рік
_________________________________________________________________________________
(назва розділу)
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Термін зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Посада керівника структурного підрозділу
| __________ (підпис) | ____________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20___ року
Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи
| __________ (підпис) | ____________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
Додаток
Головне територіальне управління юстиції у Житомирській області
Сектор судової роботи та міжнародного співробітництва
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
___________ № __
на 2020 рік
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
Завідувач сектору судової роботи та міжнародного співробітництва ____ __________ 2019 року |
І. П. Нечипоренко |
|
Начальник відділу організаційної роботи, документування та контролю ____ __________ 2019 року |
І. Ю. Гайдай |