ТЕМА:«ПІДГОТОВКА І ОФОРМЛЕННЯ НАКАЗІВ»
План
- Визначення поняття «наказ». Реквізити наказу. Класифікація наказів за призначенням.
- Характеристика наказів з основної діяльності.
- Характеристика наказів з адміністративно-господарських питань.
- Характеристика наказів з особового складу.
Найпоширенішим видом розпорядчих документів, шо застосовуються у практиці управління, є накази.
Наказ – це основний розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації чи установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.
Створюється наказ на основі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу.
За призначенням розрізняюсь:
- накази з основної діяльності (із загальних питань);
- накази із адміністративно-господарських питань;
- накази з особового складу.
Накази з основної діяльності поділяються на ініціативні та такі, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Потрібно розрізняти специфіку написання і оформлення цих документів.
Ініціативні накази видають з питань:
-
Утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування, зміни діяльності установи або її структурних підрозділів, створення постійно діючих та тимчасових колегіальних органів і комісій. Наприклад:
«Наказ про створення творчого об’єднання»
«Наказ про створення ліквідаційної комісії»
«Наказ про зміни у складі дирекції комбінату»
«Наказ про перерозподіл обов’язків ректорату»
-
Затвердження або внесення змін до статутів, положень, структури і штатної чисельності, штатного розкладу, інструкцій, правил, планів тощо. Це нормативні накази, які мають, зазвичай, загальний і безособовий характер, оскільки маються на увазі не лише конкретні особи, а весь колектив працівників; ними встановлюються також певні правила функціонування. Наприклад:
«Наказ про внесення змін до статуту університету»
«Наказ про внесення змін у штатний розклад»
«Наказ про затвердження номенклатури справ»
-
Надання посадовим і службовим особам організації певних прав і повноважень. Наприклад:
«Про надання першому проректору права підпису документів»
«Про покладення на секретаря відповідальності за стан ведення кадрової документації»
-
Скасування попередніх наказів з основної діяльності установи у зв’язку із завершенням терміну їх дії, звільненням або переведенням на іншу посаду відповідальних працівників тощо.
Основні реквізити ініціативного наказу такі:
- назва організації;
- назва виду документа;
- реєстраційний номер документа;
- дата документа;
- місце складання або видання документа;
- реєстраційний номер;
- заголовок до тексту документа;
- текст;
- підпис керівника організації;
- відбиток печатки (в разі необхідності);
- візи погодження документа (проставляються у проекті документа);
- запис про державну реєстрацію (в разі необхідності).
Підставами для видання наказів, що створюються на виконання розпоряджень вищих органів, можуть бути:
- положення Конституції і законів України, постанови та інші акти ВРУ;
- укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження КМУ;
- постанови і рішення інших вищих органів державної влади і державного управління;
- конкретні доручення організацій вищого рівня;
- провадження виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання організацією покладених на неї завдань і функцій;
- потреба у правовому регулюванні діяльності.
Усі розпорядчі документи (постанови, рішення, доручення тощо), які надходять до певної організації від установи вищою рівня, доводяться до підвідомчих підприємств, що належать до сфери управління організації, шляхом видання наказів.
Накази з адміністративно-господарських питань видають у тому разі, коли такі питання потребують правового регулювання. Наприклад:
«Наказ про встановлення порядку користування службовими автомобілями»
«Наказ про створення робочої групи для підготовки до святкування річниці»
«Наказ про розподіл коштів за виконання спеціального завдання»
«Про призначення чергових у вихідні дні»
У цілому порядок підготовки наказів з адміністративно-господарських питань є аналогічним до наказів з основної діяльності.
Відмінності можуть полягати лише в строках зберігання і, відповідно, у вимогах до формування наказів у справи.
Накази з особового складу поділяють на такі види:
- накази про прийняття на роботу (призначення на посаду);
- накази про переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);
- накази про звільнення (припинення трудового договору);
- накази про сумісництво;
- накази про зміну прізвищ;
- накази про заохочення (нагородження, преміювання);
- накази про накладення дисциплінарного стягнення;
- накази про надання матеріальної допомоги;
- накази про надання відпусток;
- накази про відрядження.
Порядок підготовки наказів з особового складу відрізняється від порядку підготовки наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань. Специфіка оформлення цього виду наказу полягає в його індексації, складанні заголовків, формулюванні текстів та оформленні відміток про наявність документів, що є підставами для його видання.
За авторством накази можуть бути поділені на індивідуальні та спільні.
Індивідуальний наказ – це такий вид наказу, автором якого є якась одна організація.
Спільним наказом є наказ, виданий кількома організаціями одного рівня.
Оформлюють накази на загальних бланках або на спеціально розробленому в установі бланку наказу як з кутовим, так і з поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.
Питання для самоконтролю:
- Надайте визначення поняття «наказ».
- Охарактеризуйте функцію наказів в діловодній діяльності. Як поділяються накази за призначенням?
- Хто готує проекти наказів з основної, адміністративно-господарської, кадрових питань? Хто підписує накази?
- На якому бланку складається наказ?
- Як оформлюється заголовок до тексту наказу?
- Які існують правила ознайомлення з наказом?
