Частина 1
Частина 2
В управлінській діяльності провідну роль відіграє організаційно-розпорядча документація. Вона призначена для оформлення процесів управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм установ, організацій чи підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності.
Порядок створення, оформлення та застосування основних груп ОРД документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру.
Загальна й найбільш характерна властивість зазначених документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.
Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу – юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами. Жодний з розпорядних документів не може містити положень, що суперечать закону.
Складання розпорядчих документів – досить складний процес, у якому можна виділити такі стадії: вивчення суті питання, збір та аналіз інформації з зазначеного питання, підготовка проекту документа, його оформлення, погодження, засвідчення та доведення до виконавців.
Важливе значення має процедура складання та оформлення розпорядчих документів. Вона визначається інструкціями з діловодства конкретної установи, правилами про порядок оформлення і підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. В інструкції з діловодства, зазвичай, викладаються послідовність робіт над проектом документа і вимоги, дотримання яких забезпечує його юридичну повноцінність.
Підготовку проекта розпорядчого документа може бути доручено одному або кільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. Для розробки проектів складних розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи, залучатися кваліфіковані фахівці, вчені.
Основна вимога до створення розпорядчих документів – достатня компетентність посадових осіб, які над ними працюють. Чим більш важливішим є документ, тим повинні бути вищі вимоги до культурного рівня (професіоналізм, глибоке знання питання, вміння викладати думки) осіб, які його складають.
Юридичною підставою створення розпорядчого документа може бути видання відповідного документа державними органами управління, конкретне доручення вищої установи, потреби виконавчої і розпорядчої діяльності для вирішення управлінських завдань. Установа або структурний підрозділ також може, в свою чергу, виступити ініціатором розробки будь-якого питання розпорядчого документа.
Перша стадія розробки розпорядчого документа – визначення кола питань, які необхідно вирішити. Починати роботу слід з вивчення нормативно-правових, насамперед, законодавчих, урядових і попередніх розпорядчих документів з питання, яке розглядається. Це забезпечить правову основу створюваного документа, його направленість, дасть змогу запобігти дублюванню і протиставленню, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми.
Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає добору необхідної інформації, для чого використовують різні довідково-інформаційні документи: звіти, довідки, акти, службове листування тощо. Зібравши й вивчивши необхідні матеріали, досягши повної ясності з суті питання, яке розглядається, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, розпочинають створення його проекту.
У нормативно-правових актах передбачається обов’язкове дотримання ряду вимог і правил, які повинні забезпечувати юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильне і всебічне вирішення розглянутих питань.
Проект розпорядчого документа погоджують із заступником керівника установи – куратором питань, що порушені у документі, та з керівниками структурних підрозділів, яких стосується наказ. Юридична служба (юрисконсульт) перевіряє відповідність проекту розпорядчого документа чинному законодавству та розпорядженням вищих організацій і візує його за наявності необхідних віз. У разі невідповідності проекту документа вимогам законодавства чи розпорядженням вищих органів юридична служба, не візуючи проект, дає письмовий висновок з пропозиціями щодо законності вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення керівником установи. Видання розпорядчого документа без попереднього розгляду юридичною службою не допускається.
Перед підписанням у керівника проект розпорядчого документа додатково ретельно вивіряється. При цьому особлива увага звертається на перевірку чисел, прізвищ, найменувань. Особливу увагу фахівці концентрують на формулюванні основних положень конкретного рішення.
Документи щодо розпорядчої діяльності поділяють на накази, вказівки, ухвали, розпорядження, рішення, постанови тощо.