Частина 1
Частина 2
Діловодні процеси мусять розроблятись і виконуватись відповідно до нормативної бази, сучасних законодавчих, нормативних та методичних розробок, які мають суттєве значення для ефективності здійснення документаційного забезпечення управлінської діяльності, й яку можна умовно розділити на кілька груп.
Першу групу правових актів нормативної бази становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема.
Серед законодавчих актів України, що містять окремі терміни та їх визначення, які застосовуються в діловодстві, назвемо Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», в якому справочинство разом з архівною справою становлять єдину сферу практичної діяльності з документами. Зазначені нормативні акти стосуються загальних напрямів організації справочинства та роботи з документами, що відносяться до Національного архівного фонду та спеціалізованих архівних установ. В цьому нормативно-правовому акті можна знайти визначення понять: «діловодство», «архівний документ», «номенклатура справ».
Питання створення і роботи з кадровими документами частково розглянуті в Кодексі законів про працю України, фінансово-господарськими – в Господарському Кодексі, правовими – в Цивільному та Кримінальному Кодексі, бухгалтерськими – в законах України про бухгалтерський облік і так далі. Документування звернень громадян та організування роботи з цими документами деталізовані в Законі України «Про звернення громадян». Порядок роботи з конфіденційними документами, що становлять державну таємницю розглянуто в Законі України «Про державну таємницю».
Особливості роботи з електронними документами розкриваються в законах України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» та ін.
Другу групу правових актів нормативної бази становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед:
До другої групи правових актів нормативної бази відносяться також національні та міжнародні стандарти. Застосування стандартів веде до одноманітності створення документів, і є необхідною умовою автоматизації роботи з ними та розуміння їх змісту.
Третю групу нормативної бази складають різноманітні типові та примірні положення, правила та інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, які розроблені на основі інструкцій, затверджений Кабінетом Міністрів України. Це нормативні акти, що регламентують ведення спеціального діловодства.
Зміни в політичній та економічній ситуації в Європі фактично призвели до створення єдиного економічного простору, що змусило держави у складі Європейського Союзу від деяких національних особливостей господарювання, у тому числі й від національних особливостей культури документаційного забезпечення управління. Діяльність сучасних корпорацій, компаній та фірм, яка давно вже вийшла за межі національних кордонів, поява транснаціональних корпорації зумовили потребу вироблення єдиного стандарту роботи з документацією.
У 2001 р. Міжнародною організацією стандартизації було видано Стандарт ISO 15489-2001 «Інформація та документація – Керування документацією». Стосується роботи з документами видав та на носіях, створених або отриманих організацією (державною і недержавною) в процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб’єктами підприємницької діяльності), в ньому визначено обов’язки організації під час реалізації процесів документування, надаються рекомендації щодо розроблення політики управління документацією в організації та пов’язаних з нею процедур, систем і процесів. Ці стандарти вже використовують провідні підприємства України.
В 2007 році в Україні вийшов гармонізований з ISO-15489 його модифікований аналог – Національний стандарт «Інформація та документація. Керування документаційними процесами: Частина 1. Основні положення та Частина 2. Настанови: ДСГУ 4423-1-2:2005 (ISO/TR 1548-2:2001. МОД), який набув чинності від 01.10.2007 з впровадженням у ньому міжнародних термінів, який вніс певну кореляцію термінології загального документознавства із закордонною термінологією керування документаційними процесами.
У стандарті визначена відповідальність організацій за створювані ними документи та раціональну роботу з ними. За умов розвитку світової торгівлі установи та організації, що застосовують даний стандарт, можуть бути впевненими у тому, що їх принципи та технології роботи з документами прийняті у всьому світі. Зазначений стандарт – це виклад оптимальної методики управління документацією, що призначена як для фахівців в галузі управління документацією, так і для спеціалістів з інших сфер діяльності, зокрема розробників нових інформаційних програм і систем.
Прийняття в Україні аналогів зазначених, стандартів спонукає до подальшого розроблення вітчизняних відповідників міжнародних стандартів, присвячених зазначеній технології. Безперечно, цей процес має ґрунтуватися на науковому аналізі досвіду, переваг та недоліків керування документаційними процесами за кордоном, можливостей застосування норм профільних міжнародних стандартів в Україні.