Частина 1
Частина 2
Оголошення – різновид службових документів, який уміщує різного роду повідомлення про щось.
Дедалі поширенішими у наш час стають різного змісту оголошення як окремих підприємств, організацій, державних установ, так і приватних осіб.
За змістом оголошення поділяють на два види: • оголошенім про майбутню подію, • оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.
Оголошення про майбутню подію містить такі реквізити: назва виду документа; текст, що містить дату, місце події, організаторів, зміст, коло осіб, які запрошуються, умови входу (платний чи вільний); підпис (якщо потрібно).
Огляд – документ, що складається для інформації підвідомчих або дочірніх організацій про хід робіт чи підсумки їх виконання за визначений період.
Огляд є різновидом довідки. На відміну від довідки, що відображає стан справ окремого підприємства або установи, в огляді висвітлюються питання діяльності чи її підсумки в ряді установ за певний час.
Формуляр огляду складається з таких реквізитів: найменування виду документа; заголовок до тексту документа; період, за який робиться огляд; текст зі вступом, основною частиною та висновками; дата і місце складання документа; підпис особи, що склала огляд, відбиток печатки.
В тексті огляду можуть також вказуватися підстави складання документа, наводяться позитивні приклади, вказуються окремі недоліки в діяльності підприємства тощо.
Текст огляду розбивається на розділи залежно від деталізації питань, підписується огляд посадовою особою, розмножується і направляється адресатам.
План роботи – документ, яким встановлюється конкретний перелік робіт, послідовність та термін їх виконання, обсяг, координати керівників і виконавців.
Плани бувають: перспективними, річними, квартальними, місячними, декадними, денними; простими та складними залежно від кількості питань і показників.
Побудова плану визначається змістом та організацією робіт. Здебільшого застосовуються табличні форми.
Безпосередньо план містить: гриф затвердження; гриф погодження з суміжною установою; найменування виду документа та період його виконання: назва структурного підрозділу або посади і прізвища співробітників; робота яких планується; порядкові номери записів; зміст запланованих заходів; прізвища виконавців, терміни і місця їх виконання; примітка про виконання; підпис; дата складання документа; відбиток печатки; візи.
Службові плани, підписані посадовими особами, які відповідають за їх виконання, затверджуються керівниками установ.
Подання – службовий документ, який містить відомості і пропозиції про призначення на посаду, переміщення на іншу посаду або заохочення (нагородження, преміювання) працівника організації.
Подання на преміювання та заохочення складає керівник структурного підрозділу на адресу керівника установи організації чи підприємства. Подання може служити також підставою для видання наказу. В разі необхідності подання погоджується з профспілковою організацією.
Подання містить такі реквізити: назва організації вищого рівня; адресат; назва організації; назва структурного підрозділу (за потреби); назва документу (ПОДАННЯ); дата і реєстраційний номер документа; місце складання документа; заголовок до тексту документа; назва посади керівника організації (або структурного підрозділу), його особистого підпису, ініціалів і прізвища; візи документа (за потреби); гриф погодження (за потреби).
Текст документа повинен містити інформацію із зазначенням:
Пропозиція – це документ, в якому особа висловлює свої думки щодо методів поліпшення діяльності державних органів, громадських організацій, установ. Реквізити пропозиції: назва міністерства, якому підпорядкована установа; повна назва організації – автора документа; адресат; назва виду документа; дата документа; місце написання документа; текст документа; підпис.
Рапорт – службовий документ, що застосовується у діяльності органів внутрішніх справ України, військових колективах. Така форма повідомлень містить переважно питання про дозвіл на виїзд, тимчасове звільнення від присутності з точним визначенням часу вибуття й прибуття, адреси перебування та телефону.
У роботі правоохоронних органів інформацію доповідного характеру також виконують рапортом, в якому доповідають про ситуацію, стан справ, що має місце, чи факт виконання певної роботи. Виконується рапорт як з ініціативи працівника, так і за вказівкою керівника.
Рецензія – це критичний відгук на друковану наукову працю, статтю чи художній твір.
Реквізити рецензії: - назва виду документа; - заголовок, який містить назву рецензованої роботи; прізвище та ініціали її автора; рік публікації; - назва видавництва; текст, що складається з двох частин (короткий виклад змісту роботи та висновки; зауваження і пропозиції автора рецензії); - підпис та посада особи, яка рецензувала роботу; - дата підготовки рецензії.
У разі необхідності рецензію засвідчують відбитком печатки або спеціального штампу.
Скарга – це документ, в якому особа скаржиться на порушення її прав та інтересів з боку іншої особи і пропонує вжити належних заходів для ліквідації такого порушення.
Реквізити скарги: адресат (назва установи або посадової особи, яка має повноваження щодо розгляду даної скарги); адресант (прізвище, ім’я, по батькові, посада, домашня адреса і паспортні дані особи, яка подає скаргу); назва виду документа; текст документа; дата написання документа; підпис; засвідчення підпису.
Список – документ інформативного характеру, який містить перелік осіб, предметів.
Складається список у табличній формі. У першій колонці ставиться порядковий номер, потім подаються найменування об’єктів, прізвища та ініціали працівників, наводяться інші відомості – рік народження, освіта, місце проживання.
Деякі списки підлягають затвердженню посадовими особами. Складаються списки в певному порядку. Якщо це список осіб за алфавітом, то ім’я та по батькові ставиться після прізвища.
Службовий лист – це узагальнена назва різних за змістом документів, що слугують засобом обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами. Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом.
Оформляється службовий лист на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).
Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту (має відповідати на питання «про що?»), текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця. Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.
Телеграма – вид документа, що визначається способом передачі інформації каналами телеграфного зв’язку.
Службові телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках для забезпечення своєчасного одержання інформації та правильного прийняття управлінського рішення.
Реквізити службової телеграми: найменування документа; примітка про категорію та вид телеграми; адреса; текст документа; номер посилання; вихідний номер; підпис; адреса відправника; дата відправлення.
Внутрішні службові телеграми діляться на вищі державні, термінові, звичайні.
У першу чергу обслуговуються вищі державні та державні телеграми, потім з позначкою «Звіт» і т.ін. До категорії термінових відносяться телеграми, які оплачуються за терміновим тарифом, службові з помітками «Термінова», «Метео», а також «Термінова телефонна розмова». Всі інші вважаються звичайними.
Складаючи телеграми, дотримуються таких же вимог, що й до службових листів. Характерна риса телеграм – особлива стислість і ясність викладу. З телеграми вилучають сполучники,прийменники, розділові знаки, що вживаються лише тоді, кати їх пропуски перекручують зміст.