Частина 1
Частина 2
Громадянин може адресувати звернення органам державної влади і місцевого самоврядування, підприємствам незалежно від форм власності, об’єднанням громадян або посадовим особам, до повноважень яких належить розв’язання порушених у зверненні питань.
Нерідко громадяни звертаються до народних депутатів України. Керівники підприємств, відповідно до своїх повноважень та у встановленому порядку зобов’язані розглядати звернення громадян, відповідати на них і вживати заходів щодо розв’язання порушених питань.
Звернення Героїв Радянського союзу, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни особисто розглядаються першими керівниками державних органів, органів місцевого самоврядування та підприємств.
Отримавши звернення громадянина, особа, відповідальна за роботу за зверненнями громадян, має насамперед визначити, чи може підприємство розв’язати порушене питання відповідно до своєї компетенції. Якщо ні, то слід вирішити, куди слід направити звернення для перевірки чи розв’язання питання. Законодавство не дозволяє безпідставно передавати звернення іншим органам.
Якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення державним органом, підприємством чи службовою особою, його в той самий термін повертають заявникові з відповідними роз’ясненнями. Законодавство забороняє направляти звернення громадян тим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.
Згідно закону України «Про звернення громадян» порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян регламентується Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органи державної влади і місцевого самоврядування, об’єднань громадян, в установах, організаціях, на підприємствах незалежно від форм власності.
Діловодство, пов’язане з пропозиціями, скаргами та заявами громадян ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.
Пропозиції, заяви, скарги громадян можуть бути:
Письмові та усні пропозиції, заяви, скарги мають однакову силу, якщо законом не встановлене інше, і підлягають ретельній перевірці.
Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідним роз’ясненням у термін не пізніше як через десять днів з дня його надходження. На вільному від тексту місці першої сторінки звернення ставиться відбиток штампу органу, на якому зазначається дата надходження звернення та його реєстраційний номер.
Реєстрації підлягають всі пропозиції, скарги і заяви, що надходять, але особливістю індексації тут є те, що до індексу додається перша літера прізвища автора документа.Наприклад, скаргу гр. Лисенко під №83 записують так: Л-83. На колективних зверненнях громадян перед порядковим номером проставляють відмітку «КО». На зверненнях без підпису — «БП».
До звернень можуть бути додані різні інформаційні документи (довідки, листи — відповіді, заяви тощо) в оригіналах або копіях. Документи, що додаються, необхідно скріпити зі зверненнями, щоб вони не розгубились в процесі роботи.
Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження. Конверти зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Повторні звернення громадян реєструються так само, як і попередні. При цьому в правому верхньому кутку картки робиться позначка «Повторно» і до картки долучається все попереднє листування.
Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї і тієї ж організації, обліковуються за реєстраційним номером першої пропозиції, заяви, скарга з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб. Наприклад: Т-78/1, Т-78/2, Т-78/3.
Щодо кожного звернення не пізніше як у 5-денний термін має бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до провадження, передати на вирішення в підпорядкований чи інший орган; надіслати за належністю до іншого відомства, якщо питання, порушені у зверненні, не входять до компетенції даного органу. Про пересилання звернення до іншого органу чи відомства обов’язково повідомляється заявникові.
Використовуються такі форми реєстрації звернень: карткова, журнальна, автоматизована.
Після реєстрації всі пропозиції, заяви, скарги передаються керівникові установи, який призначає виконавця.
Для справи розгляду пропозицій, заяв, скарг велике значення мають строки виконання.
Термін розгляду заяв і скарг громадян в усіх органах не повинен перевищувати 1 місяця. При цьому заяви і скарги, що не вимагають додаткового вивчення і перевірки, підлягають розгляду невідкладно, в усякому разі не пізніше 15 днів з дня надходження. Керівник установи може продовжити строк розгляду заяви чи скарги, але не більше ніж на 1 місяць, повідомивши про це заявника в п’ятиденний строк. Строк розгляду питань, що містяться у пропозиціях, заявах тощо, рахується з моменту їх надходження до організації.
Звернення, в яких порушуються важливі питання діяльності органу, установи, беруться на особливий контроль і вирішуються в першу чергу. У цих випадках на листах і картках проставляється штамп «Особливий контроль». Рішення за результатами перевірки звернень приймаються керівництвом того органу, до якого вони надійшли.
Звернення військовослужбовців, а також членів їх сімей вирішуються в міністерствах у термін до 15 днів від дня їх надходження, а в підпорядкованих установах — невідкладно, але не пізніше ніж через 7 днів.
За результатами перевірки звернення складається мотивований висновок, який має містити в собі об’єктивний аналіз зібраних матеріалів. Якщо під час перевірки виявлені порушення прав громадян, недоліки в діяльності установи, зловживання посадових осіб владою або службовим становищем, то у висновку має бути зазначено, яких конкретно заходів вжито щодо усунення цих порушень і покарання винних. Висновок підписується особою, яка проводила перевірку, і затверджується керівником органу, підрозділу, структури.
Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на закон і викладенням мотивів відмови, а також роз’ясненням оскарження прийнятого рішення. При цьому зазначається, яких вжито заходів або наводиться причина відмови в задоволенні скарги. На прохання громадян їм роз’яснюється порядок оскарження прийнятого рішення.
Після закінчення перевірки і фактичного виконання прийнятого рішення звернення разом з матеріалами перевірки повертаються до секретаріату (канцелярії) установи з написом «До справи» і підписом посадової особи, яка прийняла рішення.
Завдяки добре організованому особистому прийому, уважному ставленню керівників установ, підприємств, працівників місцевих органів влади до повсякденних потреб і запитів громадян значною мірою знижується кількість заяв і скарг, що надходять у різні державні органи та громадські організації.
Кожна установа повинна мати книгу для запису в стислій формі імені та по батькові відвідувача, суті його заяви та напряму розгляду справи.
Прийом громадян проводиться у встановлені і доведені до їхнього відома дні та години, передусім зручні для них, за потреби — у вечірні години. Відповідальність за проведення прийому громадян покладається на керівників установ, організацій.
Велике значення мають форма прийому, обставини, за яких він відбувається, вміння керівника вислухати відвідувача, зрозуміти суть скарги чи заяви, чуйне, уважне ставлення до співрозмовника тощо. Тому до прийому громадян слід ретельно готуватися: продумати його дні і години, підготувати приміщення, створити ділову атмосферу. Відповідальний за прийом повинен фіксувати все, про що говорив заявник і рішення, яке прийняв керівник установи.
Облік прийому громадян ведеться на спеціальній картці, що містить такі реквізити: порядковий номер, дата прийому; рік; ім’я, по батькові, прізвище та адреса заявника; зміст заяви; прізвище особи, яка веде прийом; результати розгляду заяви. В разі повторного прийому на зворотному боці картки особа, яка веде його, зазначає дату і результат повторного розгляду заяви.
Громадянин, який прийшов на прийом, має дістати задовільну відповідь або роз’яснення. Якщо ж питання вимагає додаткового вивчення, відвідувачеві пояснюють, що його заяву буде розглянуто найближчим часом, не перевищуючи строки, визначені законом.
У ряді випадків громадянинові може надаватись проміжна відповідь щодо вжитих заходів за його заявою, повідомляється строк отримання остаточної відповіді, пояснюється причина затримки.
|
Додаток № 1 до Інструкції (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 3 лютого 2016 р. № 48) |
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
(Лицьовий бік)
| 0203005 | Реєстраційно-контрольна картка | Відмітка про контроль | ||||
| Кореспондент (заявник) | Місце проживання, електронна адреса,номер телефону | Вид звернення: пропозиція, заява, скарга |
||||
| Категорія заявника | Індивідуальне, колективне, анонімне | |||||
| Соціальний стан заявника | Ознака надходження: первинне повторне |
|||||
| Дата підписання /надсилання/ звернення, дата надходження дзвінка | Дата надходження звернення | Реєстраційний індекс | Звідки надіслано | Дата надіслання | Індекс документа | Форма надходження |
Попередні звернення № ______ від __ ________ 20__ р. № ______ від __ _____________ 20__ р. |
||||||
| Основні питання | Зміст питання | Індекс питання | ||||
| Додаткові питання | ||||||
| Резолюція | ||||||
| Автор і дата резолюції | ||||||
| Строк виконання | Виконано за ____ днів | |||||
(Зворотний бік)
Хід виконання
| Дата передачі на виконання | Виконавець | Записи про продовження строку виконання, попередню відповідь тощо | Контрольні відмітки |
Перевірено на місці __ ______ 20___ р. працівником ________________
Дата, реєстраційний індекс документа про виконання _______________
Кому надіслано _______________________________________________
| Результати розгляду звернення |
З контролю зняв ______________________________________________
Справа __________________ Том _________ Аркушів _______________
{Додаток 1 в редакції Постанови КМ № 48 від 03.02.2016}