ТЕМА:«ОСОБЛИВОСТІ ОФІЦІЙНО-ДІЛОВОГО СТИЛЮ ДОКУМЕНТА. ТОН ДІЛОВОГО ЛИСТА, ТИПИ РЕЧЕНЬ ДІЛОВОГО ЛИСТА»

План

1. Особливості офіційно-ділового стилю документів.
2. Тон листа.
3. Типи речень ділового листа.

Особливості офіційно-ділового стилю документів

Офіційно-діловий стиль – це такий стиль, який обслу¬говує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій формі. Ділові папери бувають різноманітні за жанром і змістом, за обсягом і мовним вираженням. Більшість ділових паперів за своїм змістом зв’язані діловою сферою спілкування, тож у мові і стилі документа індивідуально-особистий аспект не знаходить відображення. Мові ділових паперів властива стилістична строгість, об’єктивність викладу. В офіційно-діловому стилі не повинно емоційності та суб’єктивної оцінки. Це наближає стиль дідових паперів до врівноваженого книжного, на¬укового стилю, хоча знеособленість манери викладу є характерною ознакою мови документа.

Оскільки документи зв’язані з правовими нормами, об’єктивність у стилі викладу підкреслюється їх стверд¬жуючим та наказовим характером. Як правило, докумен¬ти складаються для того, щоб подана в них інформація чи була взята до відома, чи відповідне рішення було обов’язково виконане. Такі документи опираються на на¬уковий аналіз суспільних відносин, тому вони повинні бути точними і лаконічним, і це має бути досягнуто з до¬помогою відповідних мовних засобів. Характерною особ¬ливістю офіційно-ділового стилю є використання слів у їх конкретному значенні.

Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жан¬рову розгалуженість. Основне призначення офіційно-ділового стилю – регулювати ділові стосунки в зазначе¬них вище сферах та обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях. Основна функція – інформативна (повідомлення), за допомогою якої стиль надає висловлюванню характер документа.

Офіційно-діловий стиль – це стиль, який звернутий до інтелекту, до розуму, а не до почуттів, тому виділяється се¬ред інших функціональних стилів своїми особливими оз¬наками. Особливості писемної форми порівняна з усною такі:

• відсутність співрозмовника в момент висловлюван¬ня думки, відсутність мовної ситуації;
• не завжди відома кількість співрозмовників, якісний склад аудиторії;
• писемна форма є вторинною щодо усної і спи¬рається на усну як на своє джерело;
• наявність закріплення текстів за формами існуван¬ня (не всі письмові тексти можуть озвучуватись, напри¬клад, паспорт);
• монологічний характер писемних текстів, потен¬ційно необмежена кількість копій;
• наявність системи графічних знаків, властивих тільки писемній формі;
• спілкування не пряме, а опосередковане, що в свою чергу зумовлює ретельну роботу над добором засобів, їх уточнення, поліпшення, а звідси й сувора регламентація засобів та структури тексту, традиційність і консерватизм у структуруванні, доборі засобів.

Офіційно-діловому стилю притаманне використання слів тільки в тих значеннях, котрі визначає норма загальнолітературного слововживання, а також значення, традиційні для ділових документів, які не порушують їх стилістичної єдності й відповідають загальній тенденції стандартизації ділової мови.

Діловий стиль визначають такі особливості:

1. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
2. Наявність мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Це так звані кліше – ус¬талені словесні формули, закріплені за певною ситуацією і сприймаються як звичайний, обов’язковий компонент. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує процес укладання текстів, приводить до однотипності за¬собів в однакових ситуаціях. Розрізняють:

   прості кліше – це мовні конструкції, що складаються з двох слів: згідно з, відповідно до, вжити заходів, оголосити подяку, винести догану, брати участь тощо;

   ускладнені – що мають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо;

   складні – мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо.

3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення, способу обробки. Закріплення за реквізитами постійного місця робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.
4. Логічність і аргументованість викладу – передбачає відображення правильного стану речей, послідовність та об’єктивність фактів і оцінок, нейтральність тону.
5. Відсутність індивідуальних рис стилю. На відміну від інших сфер діяльності учасники ділового спілкування здебільшого виступають у ролі представників певних ор-ганізацій, закладів і виражають їхні інтереси – тобто є носіями певних функцій. У зв’язку з цим прояви індивіду¬альності в діловій мові вважаються відступами від норми, нетиповими для стилю взагалі.
6. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в пря¬мому значенні.

Тон листа

У діловому листі рекомендується використовувати нейтральний та позитивній тон, не допускати іронії, брутальності тощо.

Від побудови фраз залежить результат ділового спілку¬вання. Ще Френсіс Бекон твердив, що вести діловий діалог у доброзичливому тоні важливіше, ніж вживати хо¬роші слова та правильно розташовувати їх. Наприклад, замість того, щоб написати «Ми не розуміємо, чому Ви не сплатили рахунок», напишіть «Ми впевнені, що те, що Ви Не сплатили – є випадковою дією» або замість «Ми не мо¬жемо сплатити, поки не одержимо...» краще написати «Ми будемо раді сплатити, як тільки одержимо...».

Доцільніше написати «Нам прикро дізнатись з Вашого листа, що ...» замість «У нас Ваш лист, в якому ви заявляєте, що...».

Типи речень ділового листа

Особа, яка не має досвіду ділового листування, має потяг до надмірно довгих речень, що заважає розумінню тексту. Коли людина читає фразу з більш як 20 слів, во¬на мусить прочитати її ще раз.

Але й надмірна лаконічність заважає розумінню текс¬ту або надає йому брутальності. Тому краще вживати різні за конструкцією речення.

Коли людина дотримується певної культури управлінського докумен¬тування, правил підготовки документів, вводить у своє мовлення словосполуки з іншої мови, не руйнуючи граматичної основи і фонетичних особливостей української, оберігає її красу, користується її фразосполученням та ба¬гатством, це не викликає заперечень.

Варто пам’ятати, що милозвучність, лексичне та фразе¬ологічне багатство, синтаксична гнучкість, величезні сло¬вотворчі можливості української мови дістали загальне визнання. У Парижі, наприклад, на Всесвітньому конкурсі краси мов, вона посіла третє місце після французької та перської.

Питання для самоконтролю:

1. Надайте визначення офіційно-діловому стилю?
2. Яке основне призначення офіційно-ділового стилю?
3. Яка основна функція офіційно-ділового стилю?
4. Які особливості визначають діловий стиль?
5. Який тон рекомендується використовувати у діловому листі?
6. Назвіть типи речень ділового листа.