ТЕМА:«СКЛАДАННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ. ПІДГОТОВКА ПОЛОЖЕНЬ. СКЛАДАННЯ ІНСТРУКЦІЙ»

План

1. Підготовка положень. Класифікація положень.
2. Текст положення.
3. Типовий формуляр положення.
4. Інструкція. Класифікація інструкцій.
5. Реквізити посадової інструкції. Складові тексту посадової інструкції.

Організаційні документи – це документи, що закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління на тривалий час.

Організаційні документи слугують для організування, упорядкування та погодження будь-якої діяльності. Вони дозволяють створити узгоджену програму дій, об’єднати людей, підрозділи, установи для досягнення спільної мети, надаючи при цьому їх діяльності планомірний та узгоджений характер.

Таким чином, з розроблення організаційних документів розпочинається не тільки функціонування установи, але й виникає управлінська діяльність, що врегульовується за допомогою права. До організаційних документів можна віднести: положення, статути, регламенти, інструкції, правила, розклади та певною мірою договори.

Підготовка положень

Рисунок 1. Зразок положення

Положення – це правовий акт, що встановлює основні правила організаційної діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій і підприємств (філій). Положення можуть регламентувати діяльність посадових осіб. В окрему групу виділено положення, які регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання.

Положення бувають типові й індивідуальні. Типові розробляються і, як правило, затверджуються вищими органами управління для системи установ і підприємств, індивідуальні – на основі типових і затверджуються керівником установи.

Положення про установу затверджується розпорядчим документом вищої організації.

Найбільш численну групу становлять положення про проведення різних конкурсів, оглядів та інших заходів. Текст, зазвичай, складається з таких розділів:

1. Загальні положення.
2. Основні завдання.
3. Функції.
4. Права та обов’язки.
5. Керівництво.
6. Взаємовідносини.
7. Майно та кошти підприємства.
8. Виробнича та господарська діяльність.
9. Контроль, перевірка та ревізування діяльності.
10. Реорганізація та ліквідація.

Типовий формуляр положення містить такі реквізити: герба; назву відомства, організації, структурного підрозділу; гриф затвердження; назву виду документа (положення); місце видання документа; номер, індекс, заголовок до тексту документа; текст; підпис; позначку про погодження.

Складання інструкцій

Інструкція – це зведення правил, детальні настанови, приписи керівного органу чи особи службовим особам або органам, обов’язкові для виконання, наприклад: «Інструкція про порядок розробки...», «Інструкція про впровадження...».

Розрізняють відомчі й міжвідомчі інструкції. До відомчих інструкцій належать інструкції, обов’язкові для системи одного відомства (міністерства). Відомчі інструкції бувають: посадові; з техніки безпеки; з експлуатації обладнання та ін.

Міжвідомчими називають інструкції, які видаються спільно двома або кількома організаціями різних систем. Такі інструкції обов’язкові для установ, організацій підприємств цих систем щодо застосування спільних постанов, рішень, розпоряджень і наказів.

Інструкція затверджується вищими органами або керівниками організацій (чи їхнім наказом із зазначенням номера та дати видання). На інструкції може бути помітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа. У разі затвердження інструкції наказом у ньому вказується термін введення інструкції, необхідні заходи та виконавці.

Інструкція має такий формуляр: назва виду документа (інструкція); гриф затвердження; заголовок (сюди іноді входить назва документа); дата; індекс; місце видання; короткий зміст (заголовок); текст; посада та прізвище особи, відповідальної за її складання; підпис; візи погодження.

Текст інструкції повинен мати вказівний характер, для чого вживають формулювання «повинен», «слід», «необхідно», «не дозволено».

Текст має бути стислим, точним, зрозумілим, оскільки він призначений для постійного користування. Його подають в логічній послідовності, групують за розділами, яким іноді дають підзаголовки, поділяють на параграфи. При цьому зручніше користуватися наскрізною нумерацією. Розділи великих за змістом інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти – арабськими. Окрему групу інструкцій становлять посадові інструкції.

Рисунок 2. Зразок посадової інструкції

Посадова інструкція – документ, що визначає організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі і забезпечує умови його ефективної праці.

Складається з таких розділів: загальні положення, функції, обов’язки, права, взаємовідносини; відповідальність працівника; оцінка працівника. У загальній частині зазначають: основні посадові обов’язки працівника; порядок займання посади; кваліфікаційні вимоги; кому підпорядковується і що повинен знати; основні документи, якими треба керуватися. У розділі «Функції» вказують предмет, зміст і перелік видів робіт.

Інструкцію затверджує керівник організації. На ній робиться помітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа. В разі затвердження інструкції наказом у ньому вказується термін введення інструкції, необхідні заходи та виконавці.

Питання для самоконтролю:

1. Що таке положення? Які бувають положення?
2. З яких розділів складається текст положення?
3. Які реквізити містить типовий формуляр положення?
4. Що таке інструкція? Як класифікуються інструкції?
5. Які реквізити має посадова інструкція?
6. З яких частин складається текст посадової інструкції?