ТЕМА:«ОФОРМЛЕННЯ ВІДМІТОК, ДОДАТКІВ. ВИГОТОВЛЕННЯ КОПІЙ»

План

1. Правила оформлення реквізиту «Відмітка про наявність додатків».
2. Правила оформлення реквізиту «Відмітка про засвідчення копії документів».

Реквізит 22. Відмітка про наявність додатків

Додатки до документів складаються з метою доповнення окремих питань документа. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом.

Розрізняють такі види додатків:

• що затверджуються розпорядчими документами (положення, правила);
• що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
• що надсилаються із супровідним листом.

У додатки до тексту документа можуть бути внесені:

• додаткові ілюстрації або таблиці;
• матеріали, які через великий обсяг, структуру виготовлення не можуть бути внесеш до останньої частини документа;
• додатковий перелік джерел, на які не було посилань у тексті, але які можуть викликати інтерес;
• опис нового обладнання і приладів, що використовувались.

Оформляються додатки повинні на стандартних аркушах паперу і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

«Звершити будівництво об’єктів комплексу; строки введення в дію зазначені в додатку 2».

Безпосередньо сам додаток мусить мати позначку з посиланням на відповідний розпорядчий документ, його назву і номер. Проставляється вона у верхньому правому кутку першого аркушу додатка, наприклад:

Додаток до рішення зборів

від 05.06.2004

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою: Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних
   робіт за І квартал 2013 р
   на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт
   на II квартал 2014 р.
   на 3 арк. в 1 прим.

Назви додатків один від одного відділяють 1,5 міжрядковими інтервалами. Якщо назва додатка займає декілька рядків, то їх друкують через один міжрядковий інтервал. Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву

від 20.09.2013 № 595/ 04-12 і додаток до нього,

всього на 20 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис після тексту із зазначенням у документі такої відмітки: Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою: Додаток 3: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

Реквізит 27. Відмітка про засвідчення копії документів

Часто доводиться завіряти відповідність копії документа оригіналу. Виготовляється і видається копія документа тільки з дозволу керівника установи. Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:

Згідно з оригіналом:

Начальник відділу управління

персоналом

____________ Ю.І.Ткаченко

^{(підпис)}

12.08.2018

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою.

Питання для самоконтролю:

1. З чого складається відмітка про наявність додатків?
2. Що може бути внесене у додатки до тексту документа?
3. Наведіть декілька прикладів оформлення відмітки про наявність додатків.
4. З чого складається відмітка про засвідчення копії?
5. Де розміщується відмітка про засвідчення копії?
6. Наведіть приклад оформлення відмітки про засвідчення копії.