Частина 1
Частина 2
В основі терміна «документ» лежить латинське слово «doceo», що означає «пояснювати, викладати справу». Латинське ж слово «documentum» перекладається як «зразок», навчальний приклад, взірець. В сучасній літературній мові можна зустріти більш 300 значень слова «документ».
Основоположник узагальнюючої науки про документ Поль Отле документом вважав «матеріалізовану пам’ять людства, яка день за днем реєструє факти, ідеї, дії, почуття, мрії, що відбулися в свідомості людини». Можна зустріти окремі визначення терміна «документ», уведені в науку П.Отле та А.Лафонтеном:
В 1959 році проф. К.Г.Мітяєв позначав документом усе, що є документальним, тобто все, що базується на відображенні об’єктивної діяльності і є відображенням, фіксацією, реєстрацією фактів, явищ за допомогою письма, зображення чи звукозапису.
Документ як явище матеріальної діяльності архівознавці визначили як джерело інформації, навіть, історичне джерело, історична пам’ятка. У 70-тих роках минулого століття у термінологічному словнику «Архівістика» з’явилася більш виважена дефініція документа: «запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого – збереження і передавання інформації в просторі і часі». Ця дефініція, безумовно, стала загальною для таких споріднених галузей діяльності, як архівна і бібліотечна справа, бібліографія, науково-інформаційна діяльність тощо.
У ст. 27 ЗУ «Про інформацію» говориться, що «документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві».
За ДСТУ 2732:2004 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення понять» документ – це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.
У фаховій літературі з питань документаційного забезпечення управління можна зустріти також такі терміни, як:
Правила оформлення документів
Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:
Принципи визначення формату
Усі формати паперу поділяються на три ряди – А, В, С. Ряд А – основний, В і С – додаткові, що використовуються для виготовлення паперових виробів (конвертів, обкладинок).
Кожен ряд також поділяється на класи за розміром формату. В ряді А, наприклад, 13 класів. Кожний окремий формат зазнача¬ється літерою ряду та цифрою класу (А5, А6, А7). Його роз¬мір визначається в міліметрах. Початковий формат дорівнює одному квадратному метру. Кожний наступний одержують шляхом поділу попереднього навпіл. Останній (А13) дорівнює розміру поштової марки. Найширше застосовуються формати А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм).
Особливості виготовлення бланків документів
Бланк службового документа – це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інфор¬мацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної ін¬формації. Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися від¬повідно до схем розташування реквізитів, де позначаються межі зон для їх фіксування на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів.
Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим або прапоровим способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папері високої якос¬ті (світлих) тонів фарбами насиченого кольору, переважно, чор¬ного, синього або зеленого.
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі служ¬бові довідки тощо) та документи, що створюються від імені двох або кількох організацій, оформляються на звичайних аркушах паперу.
Види бланків:
Облік бланків документів в установі встановлюється безпосе¬редньо її керівництвом. Проставляють обліковий номер за допо¬могою нумератора друкарським або типографським способом на нижньому березі зворотнього боку бланку.