ТЕМА: «ЗНАЧЕННЯ ДІЛОВОДСТВА В СУСПІЛЬСТВІ. ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ ДІЛОВОДСТВА. ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДНИХ ПРОЦЕСІВ»

План

1. Значення діловодства в суспільстві.
2. Основні поняття діловодства.
3. Принципи організації діловодних процесів.

Значення діловодства в суспільстві

Значення діловодства для суспільства полягає передусім у тому, що з його допомогою документаційно відображаються взаємостосунки, які виникають у процесі фіксації відносин службового та приватного характеру, в ході ділових домовленостей між юридичними чи фізичними особами, в процесах прийняття та реалізації управлінських рішень, а також у повсякденному житті. У процесі соціального управління виконуються ті чи інші ділові процедури, що в сукупності реалізують певну мету заздале¬гідь визначеної структури, яка описує функціональні ролі її учас¬ників і відносини між ними.

Ділова процедура – це логічний етап ділового процесу, який необхідно реалізувати для його завершення. Так, наприклад, діловий процес роботи з вхідним документом в установі включає його реєстрацію, індексування, написання резолюції керівником, постановку на контроль, перенесення змісту резолюції в журнал реєстрації, передання документа виконавцям, виконання підлеглими рішення керівника, контроль за своєчасним виконанням та перевірку отриманих результатів. У цих діло¬вих процедурах діловодними операціями вважаються реєстрація документа, перенесення змісту резолюції в журнал реєстрації та підготовка контрольної картки виконання документа. Таким чи¬ном операції діловодства начебто вплітаються в ділові процедури там, де їх необхідно супроводжувати відповідними документами. Досконало налагоджене діловодство передбачає відповідний рівень контролю за виконанням прийнятих рішень. Стан діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління. Якщо процес діловодства поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підви¬щується результативність їхньої праці.

Основні поняття діловодства

Основні поняття і терміни сучасного діловодства досить деталь¬но викладені у розробленому Українським науково-дослідним інс¬титутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Дер¬жавного комітету архівів України стандарті «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять. ДСТУ 2732:2004», який набув чинності з 01.07.2005 р. У зазначеному стандарті наведено 158 термінів та понять, що викладені українською, російською та англійською мовами. На¬ведемо деякі з них:

• Діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами. Діловодство є повним циклом опрацювання та руху документів із моменту їх створення (одержання) до завершення виконання, відправлення або передачі на зберігання до архіву чи знищення. Діловодство в установах може бути частково або повністю централізоване чи змішане.
  • При централізованій формі діловодства створення і прийняття службових документів в установі і виконання всіх операцій пов’язаних із ними, покладається на спеціальні діловодні служби: це можуть бути загальні відділи, управління справами, канцелярії чи секретаріати.
  • При децентралізованій формі роботи з документами всі операції виконуються безпосередньо в структурних підрозділах установи.
  • При змішаній формі роботи з документами частина операцій виконується службами діловодства, а деякі здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах установи.

  За особливостями ведення діловодство поділяється на загальне, спеціальне, діловодство за зверненнями громадян та діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю. Загальне діловодство охоплює вимоги до документування управлінської інформації щодо функціонування установ, яке здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів відповідно до чинних актів законодавства й організування роботи з ними.

  Спеціальне діловодство стосується перш за все документування, тобто створення спеціальних видів документації (фінансової, планової, бухгалтерської, торговельної, статистично-звітної, ци¬вільно-правової роботи з персоналом тощо).

• Документування – це створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація.
• Документація – сукупність службових документів, об’єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу. Організування роботи з документами – це побудова документообігу, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності.

  До організовування роботи зі службовими документами належить: приймання, реєстрування, розгляд вхідних документів, їх кваліфікування, опрацювання виконавцями та надсилання вихідних документів, контроль за виконанням документів, складання номенклатур і формування справ.

• Документообіг – рух документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік.
• Швидкість документообігу – це обсяг зареєстрованих в установі документів за певний період часу, який залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).
• Документаційна система – інформаційна система, яка містить службові документи, керує документаційними процесами та забезпечує доступ до службових документів у часі.

Принципи організації діловодних процесів

Система роботи з документацією в установі повинна грунтуватися на певних принципах:

1. Принцип ділової необхідності грунтується на тому, що процес роботи з документом, починаючи з його створення, погодження, затвердження, переміщення, відправки і, закінчуючи переданням його копії в архів, досить складний, вимагає розумової праці й креативності, застосування технічних засобів, постійного вдос¬коналення технологічних процесів, подальшої автоматизації та інформатизації діловодства тощо. Дотримання зазначеного принципу дає можливість підвищити оперативність проходження документів на всіх стадіях управлін¬ського процесу – від стадії підготовки рішення і до його реалізації.
2. Принцип одноразової реєстрації документів і децентралізації відповідальності у процесі виконання управлінських функцій ґрунтується на чіткому розмежуванні відповідальності керівників і спеціалістів різного рівня управління за вирішення певного ко¬ла питань. Це дає змогу передавати документ безпосередньо ви¬конавцеві і уникати дублювання операцій однакового цільового призначення з одним і тим самим документом.Побудова документообігу має передбачати пряме направлен¬ня документів виконавцю і одноразовий розгляд їх відповідаль¬ним працівником.
3. Принцип паралельності обробки документів. В установах можуть використовуватися послідовна і паралельна організаційні форми об¬робки документів. Суть паралельної форми обробки полягає в тому, що потрібно готувати кілька копій документа, які дають змогу одночасно розпочати роботу над ним кільком відділам або виконавцям. За послідовної форми обробки може опрацьовуватися тільки один примірник документа і виконавці працюють з ним по черзі, що може призвести до затягування строків його виконання внаслідок затримання на певних стадіях обробки.

Питання для самоконтролю:

1. Яке значення має діловодство в суспільстві?
2. Що таке діловодство? Які форми діловодства можуть існувати в установах?
3. Яким чином поділяється діловодство за особливостями ведення?
4. Дайте характеристику основним поняттям діловодства.
5. Які є принципи організації діловодних процесів?