Частина 1
Частина 2
Погодження проекту документа здійснюється у разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству. Проекти підготовлених документів погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.
Мета погодження – підвищити якість ділових паперів шляхом компетентної оцінки їх змісту, редакції, оформлення відповідними службовими особами.
Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження). Внутрішнім погодженням проекту документа є візування.
Візи документа вказують на згоду або незгоду зацікавлених посадових осіб організації – автора документа з його змістом.
Наприклад:
|
Складається реквізит з назви посади, особистого підпису, ініціали і прізвища особи, яка візує, та дати візування. |
Начальник техвідділу заводу ______________ В.В.Марченко (підпис) 12.12.2013 |
На документах внутрішнього користування віза проставляється на лицьовому боці останнього аркуша підготовленого до підпису документа. Якщо місця лицьовому боці останнього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотному боці. Проставляються візи на примірниках документів, що залишаються в установі.
Листи та інші вихідні документи візують тільки на примірниках, що залишаються в установі. Проекти розпорядчих документів, як правило, візуються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника. Місце візи – нижче грифа «Підпис».
Наприклад:
|
Складові елементи візи, зазвичай крім особистого підпису, можуть бути надруковані на проекті документа або написані власноруч посадовою особою під час візування. Зауваження, пропозиції й доповнення до проекту документа висловлюються на окремому аркуші, про що на проекті документа роблять відповідну відмітку. |
Юристконсульт ______________ Р.В.Гурак (підпис) Зауваження і пропозиції додаються. 02.01.2015 |
|
Якщо обсяг зауважень невеликий (1-2 рядки), їх краще розташувати перед візою. |
Вважаю за потрібне вилучити п.5 через те, що він суперечить вимогам п.1. Інспектор ______________ Н.І.Кононова (підпис) 16.01.2014 |
Особи, які візують документ, відповідають за його зміст згідно з компетенцією.
В установі мусить бути перелік документів із зазначенням осіб, які візують кожний з них. Порядок візування доцільно подавати в додатку до інструкції з діловодства. Складає його начальник канцелярії разом з юрисконсультом, з наступним погодженням з керівниками структурних підрозділів чи відповідальними виконавцями і затвердженням керівником установи. До перепису необхідно включати документи, візування яких передбачають нормативні чи інші акти, вказівки керівництва тощо. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, може визначати працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.
Проекти підготовлених документів, перед тим як їх підписувати, у ряді випадків погоджуються з зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Це робиться для перевірки доцільності і своєчасності документа (відповідно до чинних законодавчих і нормативних актів) і є оцінкою проекту.
Використовується погодження також для поліпшення якості документа, уникнення недоречностей, чогось зайвого. Погодження може проводитися як всередині установи, так і за її межами. Внутрішнє погодження проводиться з тими підрозділами, участь яких передбачено при реалізації даного документа. В установах, де є юридичні служби, документи до підпису керівником погоджуються з юрисконсультом. Документ погоджується також із заступником керівника установи, який контролює питання, що відображені в документі. Оформлюється погодження документа згідно з відповідними вимогами у двох варіантах: • погодження з конкретною посадовою особою; • погодження з колегіальним органом.
Наприклад:
|
У першому випадку після слова «ПОГОДЖЕНО» зазначається назва посади службової особи, включаючи назву установи, з якою погоджується документ, особистий підпис, ініціали, прізвище і дату. |
ПОГОДЖЕНО Директор гімназії №275 ___________ К.В. Коновалов (підпис) 01.04.2014 |
|
У другому випадку після слова «ПОГОДЖЕНО» зазначається вид документа, його номер та дата. |
ПОГОДЖЕНО Протокол рішення зборів трудового колективу ЗАТ «АНТЛАНТ» ___________ К.В. Коновалов Протокол №18 від 25.07.2009 |
Слово «ПОГОДЖЕНО» друкується великими літерами без лапок на лицьовій сторінці документа на два-три міжрядкових інтервали нижче реквізиту «Підпис».
Залежно від змісту документа зовнішнє погодження рекомендується здійснювати у такій послідовності:
Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
назва документа
|
ПОГОДЖЕНО Найменування посади підпис, ініціали, прізвище дата |
ПОГОДЖЕНО Найменування посади підпис, ініціали, прізвище дата |