ТЕМА:«ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ ЩОДО ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА. РУБРИКАЦІЯ ТЕКСТУ, НУМЕРАЦІЯ ЧАСТИН ТЕКСТУ».

План

1. Загальні положення щодо оформлення службового листа.
2. Членування та нумерація частин тексту.

Службові листи

Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

• відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;
• відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;
• відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;
• відповіді на запити інших установ;
• відповіді на запити на інформацію;
• відповіді на звернення громадян;
• ініціативні листи;
• супровідні листи.

Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства. Лист, оформлений на бланку формату А4 (210х297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання «про що?».

Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити...» «роз’яснюємо, що...» або від третьої особи однини – «міністерство інформує...», «управління вважає за доцільне». Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини – «прошу...», «пропоную...».

Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу установи, в якому його створено, у разі потреби – керівники заінтересованих структурних підрозділів установи, а також заступник керівника установи відповідно до функціональних обов’язків (якщо лист повинен підписувати керівник установи).

Членування та нумерація частин тексту

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Вона є зовнішнім вираженням композиційної будови службового документа.

Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики й призначення. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

Абзац – це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Словом «абзац» позначається також частина тексту між двома такими відступами.Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки. Часом абзац може складатися з одного речення, а також охоплювати групу речень, які послідовно розкривають складну думку. Проте в усіх випадках абзац повинен бути внутрішньо замкненою смисловою одиницею, бо інакше процес читання й обробки документа значно ускладнюється.

Нумерація частин тексту – це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташування його складових частин. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів тексту.

Існує дві системи нумерації: омбінована і суто цифровак. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок – римських та арабських цифр, великих літер, поєднуваних з абзацними відступами. Друга використовує лише арабські цифри, розмішені у певній послідовності. За комбінованої схеми нумерація може доповнювати абзацне членування тексту й застосовуватися всередині абзаців.

Вибір того чи іншого конкретного варіанта нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу. У простіших випадках використовуються тільки однотипні знаки – звичайні арабські цифри або малі літери. Документи складного характеру часто вимагають застосування комбінованих способів абзацного членування та нумерації.

При використанні знаків різних типів комбінована система має будуватися за спадаючою ознакою: А Б В Г Д ... І II III IV V… 1 2 3 4 5... 1) 2) 3) 4) 5) ... а) б) в) г) д) ...

Як правило, великими літерами користуються рідко; значні за обсягом частини тексту нумерують найчастіше римськими цифрами; підрозділи – арабськими, пункти всередині розділів – малими літерами.

Для більших за абзац рубрик можуть застосовуватися й словесні найменування (параграф /§ /, розділ, частина та ін.), які теж нумеруються. Тут діють такі правила:

• рубрики можуть нумеруватися лише тоді, коли є хоча б два однорідних елементи переліку;
• однорідні засоби нумерації (слова, цифри, букви) можна застосовувати тільки до однотипних частин;
• комбіновані способи нумерації вимагають точного дотримання правил пунктуації.

Комбінована система нумерації майже неможлива без заголовків. Заголовок має:

• точно відповідати змістові документа або його частини;
• бути логічно повноцінним – недвозначним і несуперечливим;
• бути по можливості якнайкоротшим.

Суто цифрова система нумерації широко застосовується у діловодстві та науково-технічній літературі. Вона дає змогу обійтися без словесних найменувань частин (розділ, підрозділ, пункт, підпункт) і без заголовків до частин тексту. Будується ця система за такими правилами:

• кожна складова тексту, яка відповідає поняттям «частина», «розділ», «пункт», «підпункт», дістає свій номер;
• номери позначаються лише арабськими цифрами;
• після кожної цифри ставиться крапка;
• номер кожної складової частини включає всі номери відповідних складових вищих ступенів подіту.

Так, розділи нумеруються 1., 2., 3. (перший, другий, третій); підрозділи – 1.1.; 1.2.; 1.3. (перший підрозділ першого розділу; другий підрозділ першого розділу; третій підрозділ першого розділу); пункти нумеруються; 1.1.2.; 3.1.2 (другий пункт першого підрозділу першого розділу; другий пункт першого підрозділу третього розділу);

• номери найбільших за обсягом частин тексту – перший, найвищий ступінь поділу – складаються з однієї цифри (1);
• на другому ступені поділу складові частини мають номери, шо складаються з двох цифр (1.2);
• на третьому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з трьох цифр (1.3.5) і т. п.

Питання для самоконтролю:

1. З якою метою складаються службові листи?
2. На якому бланку оформляється службовий лист?
3. Які реквізити має лист? Який основний реквізит службового листа?
4. Опишіть загальні положення щодо оформлення службового листа.
5. Що таке рубрикація? Як відбувається рубрикація тексту документа?
6. Що таке нумерація частин тексту? Які існують дві системи нумерації?

Зразок оформлення службового листа

ПАВЛОГРАДСЬКА МІСЬКА РАДА

СЛУЖБА У СПРАВАХ ДІТЕЙ

04.11.2023

№ 784

Керівникам закладів освіти

Про надання документів про дітей – сиріт,

дітей, позбавлених батьківського піклування,

які перебувають під опікою піклуванням

На виконання вимог Закону України від 13.01.2005р. № 2342-ІV „ Про забезпечення організаційно-правових умов соціального захисту дітей-сиріт, дітей, позбавлених батьківського піклування”, п.п. 52,53 Порядку провадження органами опіки та піклування діяльності, пов’язаної із захистом прав дитини, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24.09.2008р. № 866, з урахуванням умов карантину, служба у справах дітей Павлоградської міської ради просить Вас надати до 11.12.2023 року:

1. характеристики на дітей-сиріт, дітей позбавлених батьківського піклування;
2. акти збереження житла, які належать дітям на праві користування або на праві власності;
3. акти обстеження житлово-побутових умов проживання дітей;
4. самозвіти опікунів за 2023 рік (по можливості);
5. оновленні якісні фотокартки в електронному та друкованому (не на ксероксному папері) вигляді в повний зріст розміром 9х13;
6. копії паспортів дітей, які досягли 14 річного віку.

Характеристики та акти просимо надати до служби у справах дітей відповідно до встановлених зразків на електронних та паперових носіях.

Окрім цього просимо Вас роздати всім опікунам та піклувальникам бланки висновків про стан здоров’я для проходження медичного огляду в термін до 20.12.2023 року.

У разі виникнення питань щодо оформлення цих документів звертатись за телефонами: 066-38-500-57, 095-752-06-12.

Дякуємо за своєчасне та якісне надання документів на дітей та співпрацю.

З повагою,

начальник служби

Надія ДАНИЛЬЧУК

Скотаренко Олена Анатоліївна

066-38-500-57