Частина 1
Частина 2
В основі терміна «документ» лежить латинське слово «doceo», що означає «пояснювати, викладати справу». Латинське ж слово «documentum» перекладається як «зразок», навчальний приклад, взірець. У значенні письмового свідчення термін «документ» уживався від середньовіччя й до ХІХ ст., а згодом із латинської мови його було запозичено в усі європейські мони. В сучасній літературній мові можна зустріти більш трьохсот значень слова «документ».
Основоположником узагальнюючої науки про документ бельгійський учений Поль Отле (1885-1945) документом вважав «матеріалізовану пам’ять людства, яка день за днем реєструє факти, ідеї, дії, почуття, мрії, що відбулися в свідомості людини».
У посібниках можна зустріти окремі визначення терміна «документ», уведені в науку П.Отле та А.Лафонтеном:
Поява слова «документ» в українській мові пов’язана з царюванням російського самодержця Петра І. Спочатку слово позначало папери, які підтверджували чиїсь права, законність володіння чимось, мали юридичну силу.
Значний вклад у розвиток поняття «документ» у першій половині ХІХ ст. внесли Г.Г.Воробйов, Р.С.Гіляревський, О.П.Коршунов, Ю.М.Столяров та багато інших вітчизняних і закордонних учених, завдяки роботам яких документ став розглядатися як одне із найважливіших джерел інформації.
Як позначення об’єкта архівної справи, замість терміну «документальні матеріали», поняття «документ» з’явилося порівняно недавно, в 50-х роках минулого століття. В 1959 році відомий архівознавець, автор теорії документознавства, проф. К.Г.Мітяєв позначав документом усе, що є документальним, тобто все, що базується на відображенні об’єктивної діяльності і є відображенням, фіксацією, реєстрацією фактів, явищ за допомогою письма, зображення.
Документ як явище матеріальної діяльності архівознавці визначили як джерело інформації, навіть, історичне джерело, історична пам’ятка. Друге визначення поняття «документ» – будь-який створений людиною матеріального об’єкта, в якому уреченилася людська думка. Третє визначення стосувалось документа, як матеріального об’єкта, спеціально створеного людиною для передавання інформації будь-яким можливим способом.
У 70-тих роках минулого століття у термінологічному словнику «Архівістика» з’явилася більш виважена дефініція документа: «запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого – збереження і передавання інформації в просторі і часі». Ця дефініція стала загальною для таких споріднених галузей діяльності, як архівна і бібліотечна справа тощо.
У статті 27 Закону України «Про інформацію» говориться, що «документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві».
За ДСТУ 2732:2004 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення понять» документ – це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.
У фаховій літературі з питань документаційного забезпечення управління можна зустріти також такі терміни, як:
Властивості документа – це сукупність характерних для ньо¬го якостей,, які можна розглядати як особливу цілісну систему, призначену для виконання покладених на документ функцій.
Основними властивостями документа повинні бути:
Службовий документ мусить мати також такі властивості:
Типологізація – процес поділу документів за їх внутрішніми властивостями.
Групування – процес поділу документів за їх зовнішніми ознаками.
Класифікування – це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності.
Метою класифікації є підвищення оперативності роботи апа¬рату управління, відповідальності виконавців. Ця робота здійсню¬ється шляхом розмежування функцій структурних підрозділів ус¬танови і обов’язків виконавців, чіткішого розподілу інформації між ними, ліквідації можливості суб’єктивізму та випадковості.
Основним нормативним документом, що визначає систему управлінської документації як сукупність взаємопов’язаних до¬кументів, які застосовуються у певній сфері діяльності, та з ме¬тою уніфікації офіційно закріплює групування документів за пев¬ними ознаками, є Державний класифікатор управлінської доку¬ментації: ДК010-98.
Первинне групування службових документів забезпечує швидкий їх пошук, підвищує оперативність роботи з ними, прискорює виконання та здійснення належного контролю. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст. Відповідно до цього розрізняють види до¬кументів за ознаками класифікації і групами. Зокрема:
Оригінал – документ, у якому відомості про автора, час та міс¬це створення, що містяться в ньому або виявлені іншим шляхом, відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа – це перший і єдиний його примірник. На оригіналі проставляється підпис відповідальної особи.
Дублікат – повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Видається дублікат у разі втрати оригіналу і має однакову з ним юридичну силу. В правому верхньому куті ставиться відмітка – «Дублікат».
Копія – точне відображення оригіналу. На копії повинен бути штамп підприємства, а в правому верхньому куті – відмітка «ко¬пія». Засвідчують копію проставленням нижче реквізиту «підпис» засвідчуваного надпису «Згідно з оригіналом» із зазначенням наз¬ви посади відповідального працівника, який засвідчив копію, його, підпису і дати. Аналогічно засвідчуються й ксерокопії.
Витяг з організаційного документа відображає тільки частину певного документа (наприклад виписка з наказу, рішення тощо). На відміну від копії витяг лише засвідчується.