Частина 1
Частина 2
Відмітки на документах показують стадії проходження і виконання останніх.
Відмітка про надходження (реєстрацію) документа проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементи реквізиту: скорочене найменування установи – одержувача документа, реєстраційний індекс, дата надходження документа.
ЄУФІМБ Вх. № 285 від 15.08.2018
Дата реєстрації є початком відрахування терміну виконання отриманого документа. Якщо документ надійшов в неробочий час датою реєстрації є наступний день.
Ця відмітка означає, що документ взято контроль з метою забезпечення його виконання у встановлений строк. Строки виконання документа можуть бути визначені законодавчим чи іншим нормативним актом або встановлені розпорядчим документом організації чи резолюцією. Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери «К» чи слова «Контроль» на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту. Її можна зробити за допомогою гумового штемпеля або написати від руки червоним, синім або іншим кольором.
Резолюція – це напис на документі, зроблений керівником установи чи її підрозділу, що містить вказівки щодо виконання документа. Коли доручення дається одній посадовій особі:
Малишевському С.Ю.
Прошу підготувати відповідь до
26 вересня 2021 року.
_________________ 19.09.2021
(підпис керівника)
Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Робиться ця відмітка від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа ліворуч.
|
Складається з короткої довідки про виконання, слів «До справи» і номера справи, до якої документ буде підшито, дати направлення його до справи і підпису виконавця. Зазначений реквізит свідчить про те, що робота над документом закінчена. |
До справи №08-54 Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 06.09.2008 Начальник відділу кадрів _____________ Кравченко А.П. (підпис) 08.09.2021 |
Реквізит містить повне ім’я файлу, код оператора та інші пошукові файли, які встановлює організація. Розміщують цей реквізит у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша. Наприклад: //server/docs/public/dep 05/file 07/doc
Реквізит містить прізвище безпосереднього виконавця та номер його робочого телефону.
Проставляється на лицьовому або зворотному боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа. Ця позначка робиться тільки на вихідних документах-довідках, листах тощо. Наприклад:
Оніщенко Павло
Тел. 555-03-15
|
У разі необхідності нижче прізвища виконавця документа і номера його телефону допускається вказувати індекс оператора ПК. |
Кравчук 264-10-51 В.К. 5. 13.10.2013 |
|
Для документів з обмеженим доступом вказуються й адреси направлення всіх примірників. |
прим. 1 – за адресою; прим. 2 – у відділі кадрів; прим. 3 – в канцелярії. |
|
Кількість примірників визначається нормативними актами або диктується практичною необхідністю. |
Складено в 3 примірниках: 1-й прим. – прокурору області; 2-й прим. – ГУВС області; 3-й прим. – райдержадміністрації. |
Виготовляється і видається копія документа тільки з дозволу керівника установи. Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа. Напис про засвідчення документа складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:
Згідно з оригіналом:
Начальник відділу управління
персоналом
____________ Ю.І.Ткаченко
(підпис)
12.08.2021
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою.
Додатки до документів складаються з метою доповнення окремих питань документа. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом.
У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)»; «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».
Оформляються додатки на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1».
Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах установ в установленому законодавством порядку. Розміщується у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження для проставлення відмітки про державну реєстрацію. Має такий вигляд:
ЗАРЕЄСТРОВАНО
у Міністерстві юстиції України
«15» серпня 2021 року за №01/22
Керівник реєструвального фонду
____________ Розшифрування підпису
(підпис)