Частина 1
Частина 2
Роль і значення інформації в роботі секретаря-референта важко переоцінити. Адже ще древні небезпідставно говорили про те, що хто володіє інформацією, той володіє світом. Без сумніву, сьогодні ці слова, як ніколи, звучать актуально. Ніхто не заперечить, що своєчасна, точна, достовірна інформація забезпечує секретареві успіх і авторитет в колективі, повагу в керівництва. Отже, він мусить володіти, принаймні, мінімумом знань про інформацію в управлінні.
Інформація – це зміст повідомлення про сукупність явищ і подій, що представляють інтерес для зацікавлених осіб та організацій, підлягають реєстрації та обробці.
Інформацію можна поділити на структурну та оперативну. Основна функція інформації полягає в повідомленні суб’єкту про стан середовища, в якому проходить його життєдіяльність, у зниженні ступеня невизначеності тієї чи іншої ситуації. У найзагальнішому плані інформацію поділяють на масову та спеціальну.
Якісні характеристики інформації:точність, достовірність, повнота, коректність і оперативність . Кількість інформації – це міра, що характеризує зменшення ступеня невизначеності ситуації після отримання певного повідомлення. Одиницями виміру кількості інформації є біти, байти, кілобайти, мегабайти тощо.
Класифікація інформації. Досить ефективний підхід до класифікації інформації базується на законі єдності протилежностей. Так, у найзагальнішому плані, залежно від доступності, інформація поділяється на доступну і недоступну для певного суб’єкта.
Можливість доступу до інформації для конкретного споживача часто залежить від платних чи безплатних умов її надання. Тому, відповідно до її місця у товарно-грошовому обігу, інформація поділяється на комерційну та некомерційну.
За своєю генезою інформація поділяється на первинну і вторинну. Поширене трактування вторинної інформації як продукту переробки первинних даних висхідного повідомлення. У цьому контексті близьким за змістом є поділ інформації на оглядову й аналітичну.
За своєю суб’єктною належністю інформація поділяється на внутрішню і зовнішню. Наприклад, інформація, що обертається в межах підприємства, є його внутрішньою інформацією. А та, що надходить з оточуючого середовища, – зовнішньою.
Класифікація інформації, яка наводиться в ЗУ "Про інформацію". Виділяються такі види інформації:
Джерела інформації. Згідно із Законом України "Про інформацію" "джерелами інформації є передбачені або встановлені Законом носії інформації: документи та інші носії інформації, які являють собою матеріальні об’єкти, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи".
Джерела інформації поділяються на друковані та недруковані або змішані та електронні.
Суть та основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу. Інформаційно-аналітичний процес у сфері управління являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання інформації у формі, придатній для її використання при прийнятті управлінських рішень. Треба зазначити, що управлінські рішення, па відміну від рішень, які приймаються, наприклад, у сфері теоретичних, фундаментальних наук, спрямовані на розв’язання конкретних питань, як правило, мають чіткі термінові межі й у встановлений період повинні втілюватись у життя. Особливо наочно це проявляється в бізнесі, де термін виконання ділових угод завжди визначений. Тому продукт, створений у результаті інформаційно-аналітичного процесу повинен бути придатним для використання замовником, корисним для нього вже в момент свого створення. Сам же результат інформаційно-аналітичної діяльності, як правило, матеріалізується у формі будь-якого документа.
Основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу:достовірність, своєчасність та ясність. Інформаційно-аналітичний документ має бути лаконічним, зрозумілим (доступним) і переконливим .
Збір та обробка матеріалу. Окремо розглянемо проблему збору та обробки необхідного матеріалу як одну з найважливіших проблем організації інформаційно-аналітичного процесу. Щоб робота була повноцінною, необхідно зібрати максимальну інформацію, яка буде сприяти всебічному розкриттю теми. Перш за все потрібно використати опубліковані письмові джерела інформації – наукові монографії, спеціальні статті, енциклопедії, довідники. Способи фіксації та систематизації відомостей, отриманих з цих джерел, – конспектування (реферування), картографування, ксерокопіювання та помітки.
Інші письмові джерела інформації – юридична література, установча документація, відомчі видання, видання для службового користування, архіви.
Джерелом інформації можуть бути письмові матеріали, отримані від замовника (керівника). Якщо придатність цих матеріалів невелика, краще повідомити про це керівника відразу (особливо якщо він сам вручив ці матеріали), обгрунтувавши причину повернення.
Крім письмових джерел доцільно використовувати й усні (усно-писемні), до яких відносять опитування, інтерв’ю, анкети, тести. Одним із найбільш надійних джерел інформації є складений власноручно банк даних.
Після збору інформації можна приступити до обробки матеріалу.
Первинна обробка матеріалу заснована на попередньому аналізі явища, проблеми і установки їх зв’язків з різними сторонами та явищами суспільної дійсності. Вторинна обробка заснована на аналізі основних зібраних матеріалів. Необхідний синтез обох обробок. Намагаючись найти нові аспекти теми, потрібно розширювати, поглиблювати і по-новому тлумачити відомі всім проблеми.
Крім того, важливо встановити зв’язки між окремими частинами одного і того ж явища, їх взаємозалежність, теоретичне і практичне значення цих зв’язків. Виявлення великої кількості різних аспектів одного явища, їх взаємозв’язків – запорука різностороннього, всебічного висвітлення теми чи проблеми.
Наступний етап обробки – класифікація, тобто розподіл, логічна систематизація явищ за класами, розрядами, групами, типами на основі їх подібних і різних ознак. В роботі ця класифікація відтвориться у вигляді позицій, рубрик, підрубрик, пунктів і підпунктів.
Далі передбачаються констатуючі, аналітичні компоненти змісту, власні оцінки і рекомендації. Слід дотримуватись принципу їх оптимального розміщення та поєднання в даній роботі, з урахуванням жанру і теми, а також інших обставин.
Документаційне забезпечення управлінської праці реалізується за допомогою діловодного обслуговування діяльності апарату управління, яке включає створення, збереження, передачу і використання великих масивів документної інформації. Скорочення трудовитрат, пов’язаних з цими процесами, визначає рівень діловодства, що може досягатися різними шляхами. Найефективніший шлях — це підвищення рівня впровадження в практику діловодної діяльності інформаційних технологій і засобів організаційної техніки.
Останнім часом при значному збільшеній обсягів інформації діловодство на паперових носіях скоротилось. Цього досягнуто за рахунок розвитку сучасних технологій роботи з документальною інформацією: застосування автоматизованого введення документів в комп’ютер; впровадження текстового і графічного видів обробки документів, що дає змогу просто й оперативно вносити в них зміни; застосування систем електронного документообігу та сучасних засобів оргтехніки; швидкого доступу до довідкової інформації через міжнародні бази даних та відповідні комп’ютерні мережі.
До причин комп’ютеризації документообігу відносяться:
- Ускладнення функцій управління, динамічні зміни у системі і структурі органів соціального управління, створення нових органів самоуправління, приватних корпорацій відображаються на зростанні кількості документів і підвищенні вимог до роботи з ними.
- Зростання кількості тих, хто працює з документами. Не лише документознавець чи інформаційний аналітик, а кожен співробітник фірми, незалежно від посади, мусить мати достатній мінімум знань, щоб досконало працювати з документами, оцінювати їх легітимність, володіти засобами систематизації та раціоналізації документообігу.
Правила роботи як з загальною, так і спеціальною документацією закріплюються в документах, які не можна розуміти чи використовувати довільно. Комп’ютеризація потребує чіткого дотримання правил діловодства, поглиблення гарантій якісного опрацювання зафіксованої в документах інформації.
Необхідність інформатизації документообігу, забезпечення якості документів, їх досконале оформлення на електронних носіях має бути вимогою часу. Без комп’ютеризації діловодних процесів сучасне управління в цілому неможливо.
У розв’язанні проблем створення і довготривалого зберігання ЕД головна увага має приділятись надійності форматів та носіїв документації.
Завдання щодо інформатизації діловодних процесів. Інформатизація документообігу має включати вдосконалення всього комплексу процесів управління документацією. Перехід на вищий ступінь організації документообігу має супроводжуватися попереднім вирішенням ряду завдань, які зведено в таблицю.
Таблиця. Перелік завдань щодо інформатизації документообігу
| № | Завдання | Зміст завдання |
| 1. | Уніфікація різноманітних форм документів | У сфері управління донедавна застосовувалась значна кількість документів, що було пов’язано з відсутністю нормативних обмежень стосовно їх форм. Використовувані раніше зразки форм часто довільно змінювалися в інтересах тієї чи іншої організації, наприклад, варіюванням розміщення реквізитів, зміною площі їх зон тощо. Зміни послідовності і розміщення реквізитів у документах зумовлюють певні труднощі під час перенесення даних на електронні носії для наступної їх автоматизованої обробки |
| 2. | Впорядкування термінології | Підвищенню ефективності автоматизації документування, досконалому опрацюванню документів і пошуку необхідних даних в текстах перешкоджає недостатність уніфікації мовних кліше в документах. Разом з цим аналіз показує, що близько 70% варіантів текстів управлінських документів можна віднести до категорії типових (шаблонних). Вирішення цієї проблеми дає можливість ширше застосовувати стандартизовані форми документів. |
| 3. | Встановлення відповідності форм і змісту документів завданням раціоналізації управлінських процедур | Невисока інформативність багатьох документів особливо наочно проявляється при вирішенні традиційних управлінських завдань за допомогою комп’ютерних технологій, тоді як керівники структурних підрозділів часто за умов неповноти отриманої документної інформації змушені приймати управлінські рішення на інтуїтивному рівні, а не на підставі вичерпної інформації, викладеної у документах. Катастрофічні наслідки Чорнобильської аварії свідчать про фатальний характер помилок не тільки через професійну некомпетентність керівників, а й через прорахунки фахівців, які були допущені ще на стадії документаційного забезпечення прийняття управлінських рішень щодо розробки і проектування технологічних систем |
| 4. | Раціональне використання площі відображення інформації | Перевищення площі багатьох документів відбувається не лише внаслідок збільшення обсягу інформації у тексті, а й через неправильне застосування наявних форматів, завищення розмірів берегів, наявності незаповнених зон між групами реквізитів, неврахування площин взаємного розміщення окремих реквізитів. Під час конвертації електронного документа у паперову форму це призводить до збільшення витрат паперу, використання великої кількості різноманітних сегрегаторів, збільшення площ в архівних службах |
| 5. | Взаємоузгодження форм документів і технологій їх виготовлення | Для введення інформації, автоматичного її нагромадження, зберігання та використання застосовуються електронні носії інформації різноманітних операційних систем і форматів записів, що ускладнює обмін інформацією між різними структурами чи рівнями управління. Сучасна культура документообігу висуває жорсткі вимоги, спрямовані на уніфікацію форм, проведення більшої формалізації текстів, урахування специфічних особливостей і можливостей технічних засобів. Треба також зазначити, що найбільші труднощі під час інформатизації документообігу виникають під час роботи з організаційно-управлінською документацією. Це пов’язано з тим, що значна кількість документів ще й досі створюється та опрацьовується традиційними методами, а із застосуванням |
| ПК опрацьовується лише частина їх. Звідси виникає потреба комплексно удосконалювати всю управлінську документацію | ||
| 6. | Забезпечення системності та відкритості | Між структурними елементами системи мають бути такі зв’язки, які б забезпечували її цілісність і взаємодію з іншими системами. Система має створюватися з урахуванням можливості поповнення і оновлення її функцій без порушення порядку функціонування. В результаті розробки також має забезпечуватися раціональне співвідношення між витратами на створення системи і цільовими ефектами |