ТЕМА:«ЗАПИСКА ДІЛОВА. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ»

План

1. Визначення ділової записки. Види ділових записок.
2. Доповідна записка. Види доповідних записок.
3. Реквізити внутрішньої доповідної записки.
4. Реквізити зовнішньої доповідної записки.
5. Пояснювальна записка, реквізити.
6. Службова записка, реквізити.

Визначення ділової записки. Види ділових записок

Записки (доповідні, пояснювальні та службові) – це документи, що інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, виконану роботу, ситуацію тощо.

Доповідна записка. Види доповідних записок

Доповідна записка – це службовий документ на ім'я керівника з викладом певного питання з висновками і пропозиціями автора, з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, певні події У доповідній записці автор може:

• інформувати керівника про якісь складні ситуації, що склалися, важливі події або факти, що мали місце;
• доповідати про непередбачені труднощі, які виникли в ході виконання роботи;
• повідомляти про перенесення термінів, дострокове завершення або припинення роботи з певних причин.

Текст доповідної записки поділяють на дві частини – констатуючу та заключну. У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки. У другій – дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити.

Доповідна записка може бути підготовлена як із власної ініціативи автора, так і за дорученням керівництва.

Із огляду на адресність розрізняють внутрішні та зовнішні доповідні записки. Внутрішні доповідні записки адресують керівникові установи або керівникові структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник – автор цієї записки. Її оформлюють на бланку структурного підрозділу.

Реквізити внутрішньої доповідної записки

• назва структурного підрозділу організації;
• назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);
• дата документа;
• реєстраційний індекс документа;
• місце складання документа (у разі потреби);
• адресат;
• заголовок до тексту документа;
• текст документа;
• відмітка про наявність додатків (за наявності додатків);
• підпис

Зовнішні доповідні записки адресують керівникам органів ви¬щого рівня,). Зазвичай, їх оформлюють на загальному бланку установи. Допускається оформлення зовнішньої доповідної записки на чистих аркушах паперу.

Реквізити зовнішньої доповідної записки

• назви організації вищого рівня;
• назви організації;
• назви видр документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);
• дати документа;
• реєстраційного індексу документа;
• місця складання документа;
• адресата;
• заголовка до тексту документа;
• тексту документа;
• відмітки про наявність додатків (за наявності додатків);
• підпису;
• прізвища виконавця і номера його телефону.

Незалежно від того, хто є автором зовнішньої доповідної записки, підписати її має право лише керівник установи. Проте, за необхідності, на документі може бути зазначено прізвище та номер телефону безпосереднього виконавця.

Пояснювальна записка, реквізити

Пояснювальна записка – це письмовий документ, що містить пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Оформляється пояснювальна записка на бланку або стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів:

• адресат
• адресант;
• назва виду документа;
• заголовок до тексту;
• текст записки;
• дати;
• підпису.

Текст пояснювальної записки, зазвичай, поділяють також на дві частини – констатуючу та заключну. У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки. У другій – дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити).

Складаючи та оформлюючи пояснювальну записку, слід мати на увазі те, що датою пояснювальної записки є дата її підписання, а не дата події. Відмітка про наявність додатків проставляється за потреби.

Інколи пояснювальною запискою може бути вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Службова записка, реквізити

Службова записка має аналогічні реквізити. У разі направлення службової записки за межі установи її оформляють на бланку і реєструють.

Зміст службової записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини.

У кінці службової записки подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Пишуть службові записки від руки чи друкують. Зразок службової записки наведено в додатку.

Питання для самоконтролю:

1. Надайте визначення ділової записки, назвіть види ділових записок.
2. Про що може інформувати автор в доповідній записці? Назвіть види доповідних записок.
3. Кому адресується внутрішня доповідна записка? Назвіть її реквізити.
4. Кому адресується зовнішня доповідна записка? Назвіть реквізити зовнішньої доповідної записки.
5. Яка інформація може зазначатися в пояснювальній записці? Назвіть реквізити пояснювальної записки.
6. Яка інформація може міститись в службовій записці? Назвіть реквізити службової записки.

Додаток 1

---

Директору Павлоградського коледжу НТУ «ДП» Синяк В.К. завідувач кафедри економіки Ареф’єва О.В.

ДОПОВІДКА ЗАПИСКА

Прошу дозволу відрядити викладача економіки Михайлова Анатолія Петрова до м. Житомира з 3 березня 2021 року терміном на три дні для участі в семінарі.

Підстава: лист Житомирського будинку економічного прогресу від 03.02.2021 № 19-04/17 і програма семінару.

14.02.2021

Додаток 2

---

Завідувачу відділення Павлоградського коледжу НТУ «ДП» Синяк В.К. студентки групи ДВ-1-19 Іванової О.О.

Пояснювальна записка

Я була відсутня на заняттях 14.09.2021 в зв’язку з проходженням медичної комісії. Довідка додається.

15.09.2021 підпис

Додаток 3

---

Інспектору відділу кадрів Івановій до наказу 12.09.2021 (підпис)

Директору Новомосковської ЗОШ № 4 Герасименко М.В. Заступника директора з навчальної роботи Карпенко А.В.

Службова записка

Про оголошення подяки Морозовій Н.М.

Морозова Наталя Михайлівна 27 років працює викладачем української літератури. Неодноразово учні Морозової Н.М. ставали переможцями міських та обласних олімпіад, конкурсів. Морозова Н.М. виконує обов’язки голови профспілкового комітету школи, бере активну участь у громадському житті міста.

За багаторічну плідну працю, вагомий внесок у виховання молоді та з нагоди Дня працівників освіти пропоную оголосити подяку викладачу української літератури Морозовій Наталі Михайлівні із занесенням до трудової книжки.

12.09.2021 підпис