Частина 1
Частина 2
Кабінет Міністрів України постановою від 27.11.1998 р. №1893 затвердив «Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави». Вона визначає обов’язковий для всіх центральних та місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності порядок роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію.
Конфіденційній інформації надається гриф обмеження доступу «Для службового користування», а її перелік розробляється і вводиться в дію керівниками органів виконавчої влади, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості.
На документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань на обкладинці та на титулі проставляються гриф «Для службового користування» і номер примірника.
Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.
Керівники органів виконавчої влади, державних підприємств, установ і організацій у разі потреби мають право зняти гриф «Для службового користування» з документів, підготовлених цим органом. Контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом «Для службового користування», здійснюється режимно-секретними підрозділами організацій.
Співробітники організацій, які працюють з документами з грифом «Для службового користування», в обов’язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією та відповідними відомчими інструкціями. Ознайомлення здійснюють канцелярії організації.
Співробітникам, допущеним до роботи з документами з грифом «Для службового користування», забороняється повідомляти усно або письмово будь-якому відомстві, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.
Приймання і облік (реєстрація) документів здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації.
Кореспонденція з грифом «Для службового користування», що надходить до організації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп’ютерів, приймається і розкривається централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.
У разі відсутності у конвертах документів або додатків до них складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику.
Документи з грифом «Для службового користування», які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатом.
Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) — за кількістю примірників.
Облік документів та видань ведеться у журналах або картках, окремо від обліку іншої несекретної документації.
Облік магнітних носіїв інформації ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у окремих журналах або на картках.
Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою «Для пакетів».
У разі коли обсяг документів з грифом незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому на картці (в журналі) до реєстраційного номера документа або видання додається позначка «ДСК».
На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання проставляється штамп, в якому зазначаються:
Тираж видання, одержаний для розсилання, реєструється з одним вхідним номером в журналі обліку і розподілу видань з грифом «Для службового користування».
Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку.
Відповідальність за випуск документів з грифом «Для службового користування», що тиражуються, несуть керівники організацій (структурних підрозділів), в яких вони тиражуються.
Документи, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.
Друкування документів здійснюється у друкарському бюро організації. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка «ДСК».
Друкування таких документів також допускається у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.
На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкарка повинна зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.
Надруковані і підписані документи разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації співробітнику канцелярії, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та співробітником канцелярії, який здійснює їх облік, про що на копії вихідного документа робиться запис: «Чернетки і варіанти знищенні. Дата. Підписи».
Розмноження документів з грифом «Для службового користування» у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника організації (структурного підрозділу) за підписаними ним нарядами під контролем канцелярії. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.
Відсилання документів до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур’єрами організацій.
На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки «ДСК».
На конвертах (упаковках) документів з грифом «Для службового користування» забороняється зазначити прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.
Документи з грифом «Для службового користування» після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.
Документи з грифом «Для службового користування» залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.
Якщо в організації створюється велика кількість однакових документів (наказів, інструкцій, планів, тощо) з грифом «Для службового користування» та без цього грифу, доцільно формувати їх в окремі справи.
Після закінчення ділового року справа «Документи з грифом «Для службового користування» переглядається посторінково членами експертної комісії організації тау разі потреби приймається рішення про переформування документів . Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково заноситься до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
Справи з несекретними документами, в яких накопичується окремі документи з грифом «Для службового користування», повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф «Для службового користування», а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.
Справи з документами повинні мати внутрішні описи.
Документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.
Справи з грифом «Для службового користування», видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ у той же день.
Окремі справи з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу організації можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.
Передача документів іншим співробітникам здійснюється тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.
Забороняється виносити документи з грифом «Для службового користування» за межі службових приміщень організації.
У разі потреби керівник організації (структурного підрозділу) може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення організації документи з грифом «Для службового користування» для їх погодження, підписання, тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.
Перевірка наявності документів з грифом здійснюється щорічно комісією, що призначається наказом керівника організації. До складу цієї комісії обов’язково входять особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретних підрозділів.