Частина 1
Частина 2
Протокол — документ діяльності колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення нарад, зборів, конференцій, прийняття рішень комісіями, дорадчими органами тощо, склад присутніх, хід ведення засідань, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.
Протокол може укладати офіційна компетентна особа, яка засвідчує той або інший факт. У більшості випадків складаються протоколи, змістом яких є об’єктивний опис якоїсь події.
Складається протокол, як правило, на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо. У тих випадках, коли засідання стенографується або записується на той чи інший носій, протокол можна складати після їх розшифрування.
Оскільки від кваліфікації, вміння розібратися у суті обговорюваних питань особи, яка буде складати протокол, залежить його якість, призначення такої особи є дуже відповідальною справою.
За обсягом фіксованих даних протоколи можна розподілити на три групи:
Складаючи протоколи, рекомендується використовувати такі реквізити:
У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У списку присутніх, який пишуть з нового рядка, зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім — запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби — найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина протоколу включає порядок денний. Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Питання, що підлягають розгляду на зборах, конференції, засіданні, нараді мають бути сформульовані у називному відмінку й розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача.
Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про». В деяких випадках порядок денний додається до протоколу, про що робиться відповідна позначка.
Основна частина тексту протоколу складається на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання, наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але у той самий час містити Інформацію, що всебічно розкриває хід обговорення питання. Поняття «протокольна точність» народжене змістом документа і стилем викладу.
Складається основна частина з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного протоколу. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:
СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).
Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка у родовому відмінку і підкреслюють. Після прізвища доповідача ставлять тире і пишуть зміст доповіді за формою прямої мови. Наприклад:
1. СЛУХАЛИ:
Красовську Н.М.— Про створення клубу «Дозвілля».
Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».
Слово «ВИСТУПИЛИ» пишуть (друкують) великими літерами з нового рядка для того, щоб виділити його. Після нього теж ставлять двокрапку й фіксують виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді.
Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
Нижче нотують питання і відповіді на них. Наприклад:
М.Н. Попов — Які заходи будуть вжиті для ліквідації аварії?
Н.І. Сидорчук — До 10 години ранку будуть зібрані всі аварійні бригади.
Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».
Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Само слово «УХВАЛИЛИ» пишуть через два інтервали після попереднього тексту великими літерами з нового рядка, ставлячи після нього двокрапку.
Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.
Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Якщо в ухвалі містяться різні за характером питання, їх поділяють на групи, які нумерують арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.
У разі обирання посадових осіб в протоколі зазначаються підсумки голосування по кожній з кандидатур окремо.
У разі коди на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.
У ході засідання складається лише чернетка протоколу. В п’ятиденний термін протокол уточнюється, доповнюється, перевіряється за стенограмою і фонозаписом, редагується і оформляється. Якщо до протоколу буде додаватись стенограма, про це робиться запис після першої частини протоколу:
«Засідання вченої ради стенографувалось. Стенограма додається».
Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.
Протоколи формуються у справи разом з документацією, створеною в процесі підготовки засідання. До справ можуть включатись такі документи: порядок денний, запрошення, списки учасників засідання і списки запрошених, доповіді чи тези виступів, довідкові матеріали з питань, що обговорювались, проекти рішень і підсумкових документів; інші документи, що передавались у процесі засідання.
Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у вигляді самостійних документів: постанов, рішень, ухвал. В інших випадках роблять витяг з протоколу.
Витяг з протоколу — один з наймасовіших у документуванні. Це документ, що являє собою частину протоколу, необхідну для вирішення окремого питання.
Витяг з протоколу надсилається або передається особам чи установам і містить: назву виду документа (витяг з протоколу, засідання, наради), дату, місце складання чи видання, текст витягу, підпис секретаря чи голови засідання, позначку про завірення копії.
Копії протоколів або витяги з них засвідчуються відбитком печатки служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсипки складає і підписує секретар. Зразок протоколу наведено в додатку.
Додаток
ТОВ «ЛІРА-К»
ПРОТОКОЛ №3
ВИРОБНИЧОЇ НАРАДИ
| 18 жовтня 2019 р. | м. Київ |
Голова зборів: Бондарчук В.С.
Секретар : Хорошун О.П.
Присутні: директор Бондарева Л.В., головний бухгалтер Шарій Л.І. співробітники фірми – 27 чол.
Відсутні: Люльчук Л.І.
ПОРЯДОК ДЕННИЙ:
СЛУХАЛИ:
Бондар Л.І. — Про необхідність проведення аудиторської перевірки в зв’язку з перевіркою податковими органами діяльності фірми.
ВИСТУПИЛИ:
Шарій Т.Б., бухгалтер — вказала на необхідність ретельної підготовки всіх матеріалів бухгалтерії.
Симаков В.С., менеджер з продаж — які заходи будіть вжиті для проведення перевірки?
Бондар Л. І. — до 22 жовтня будуть зібрані вся необхідна обліково-фінансова документація.
УХВАЛИЛИ:
Усім працівникам бухгалтерії забезпечити своєчасну підготовку необхідних матеріалів для аудиторської перевірки.
СЛУХАЛИ:
Рибака О.М – менеджера відділу маркетингу. — про проведення презентації нового продукту в клубі «Бінго».
ВИСТУПИЛИ:
Зав. комерційного відділу Томіліна О.В. — підтримала пропозицію проведення презентації нового продукту в клубі «БІНГО».
УХВАЛИЛИ:
Презентацію нового продукту провести в клубі «Бінго» 20.11, 2019 р. о 14.00 годині.
СЛУХАЛИ:
Ляшенко В.В., менеджера з персоналу — про регулярні запізнення працівників відділу реклами та зв’язків з громадськістю на роботу.
ВИСТУПИЛИ:
Заступник завідувача загальним відділом Іладкий О.В — запропонував винести догану співробітникам відділу реклами та зв’язків з громадськістю, які запізнюються.
УХВАЛИЛИ:
Усім працівникам, які будуть запізнюватись на роботу, зменшувати розмір премії до 20% (текст положення додається).
Голова ______________(підпис) В.С.Бондарчук
Секретар ______________(підпис) О.П.Хорошун
Додаток
АСОЦІАЦІІЯ ВИЩИХ ЗАКЛАДІВ ОСВІТИ УКРАЇНИ НЕДЕРЖАВНОЇ ФОРМИ ВЛАСНОСТІ
Директорові інституту
____________________
проф. ______________
ПОВІДОМЛЕННЯ
10 квітня 2019 р.
Запрошуємо взяти участь у конференції з проблем сучасної культури управління персоналом, що відбудеться 17 червня 2013 р. в актовому залі Українського інституту підвищення кваліфікації керівних кадрів освіти.
ПОРЯДОК ДЕННИЙ:
Реєстрація учасників конференції буде проводитися за адресою: 03144, Київ, вул. Січових Стрільців, 52А, корпус 2.
Просимо підтвердити участь представників інституту.
Довідки за тел.: (044) 264—62—64.
Виконавчий директор відділу реклами
та зв’язків з громадськістю ___________ (підпис) В.С. Симаков
Додаток
ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 8
засідання Ради трудового колективу АО «Сяйво»
| 11 січня 2019 р. | м. Прилуки |
ПРИСУТНІ: голова ради трудового колективу Харченко В.С., начальник цеху №2 Степанов В.І., майстер Анісімов В А., робітники цеху.
СЛУХАЛИ:
Заяву слюсаря Грачова Ю.М. з клопотанням колективу цеху №2 про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію «Сонячне Закарпаття».
УХВАЛИЛИ:
Виділити Грачову Ю.М. путівку до названого санаторію з 20 червня 2019 р.
Оригінал підписали:
|
Голова засідання Секретар |
(підпис) (підпис) |
В.М. Михайлов М.П. Потапов |
Сидорчук Надія Дмитрівна 235 23 78