Частина 1
Частина 2
Це головний реквізит, заради якого створюється документ. Приступаючи до складання тексту, насамперед необхідно виз¬начити його мету, переконатись у відповідності змісту компетен¬ції обраної установи, правильно визначити вид документа для фіксації управлінського рішення. Текст листа, наприклад, складається з таких логічних елементів: вступу, доказів, закінчення.
Цілісний текст документа може складатися також на основі трафарету або макета, у формі таблиці чи анкети, й містити постійну інформацію та пропуски для внесення змінної інформації.
Форма анкети використовується для викладу цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Використовуються анкетні тексти в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.
Форма таблиці зручна для викладу цифрової або словесної ін¬формації про кілька об’єктів за рядом ознак Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
Зазначений реквізит є невід’ємною частиною тексту документа, що оформляється на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду і призначення (крім телеграм, телефонограм, повідомлень та відповідей на листи громадян).
Цей реквізит мусить відбивати головну ідею текст, його смисловий аспект. Формується він, як правило, за допомогою віддієслівного іменника у вигляді відповіді на запитання.
Наприклад: наказ (про що?) про створення підрозділу установи; протокол (чого?) засідання експертної комісія; посадова інструкція (кого ?) документознавця.
Якщо у документі порушується кілька питань, заголовок формулюється узагальнено. Крапка в кінці заголовка до тексту не ставиться.
Мета створення заголовка – прискорити процес опрацювання документа і його проходження через структурні підрозділи установи та службових осіб безпосередньо до виконавця. До початку виконання документа з його змістом ознайомлюються завідуючий канцелярією, референт, секретар та інші особи. Кожен з них не завжди має час повністю читати документ. З’ясувати, про що в ньому йдеться, їм допомагає саме заголовок до тексту, який з цією метою й створюється виконавцем документа.
Перенесений на реєстраційну картку заголовок до тексту визначає її рубрику і тим самим дає змогу знаходити та використовувати документ в період його перебування в установі.
Заголовок до тексту має бути лаконічним, точним, максимально повно розкривати зміст документа, граматично узгоджуватись з його назвою. Якщо останній складається на основі уніфікованої форми, постійна частина заголовка, що входить у назву форми документа, доповнюється інформацією, яка конкретизує його зміст.
Друкується заголовок до тексту малими літерами через один міжрядковий інтервал (1/6 дюйма). Максимальна довжина рядка не повинна перевищувати 73 мм (33 знаки). Загальний обсяг заголовка до тексту не повинен перевищувати 150 знаків (5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка 28 друкованих знаків). Не рекомендується завершувати рядок багаторядкового заголовка прийменником, сполучником чи числівником; їх краще переносити на наступний рядок.
У заголовку до тексту допускається скорочення слів. При цьому необхідно дотримуватись правил скорочення й написання скорочених слів та словосполучень, що встановлені стандартом «Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному списі. Загальні вимоги та правила. ДСТУ 3582-97».
Допускається, як виняток, продовження заголовка до тексту при його великому обсязі до межі правого берега документа й розташовувати його центровано над текстом.
Наприклад: «Про вдосконалення системи ректорського контролю знань у підрозділах Європейського університету в місті Севастополі та Дніпродзержинську Дніпропетровської області на 2013-2014 навчальний рік».
Відділяти заголовок від тексту необхідно трьома міжрядковими інтервалами зверху та знизу. Не прийнято розміщувати назви (заголовки) складових частин тексту в нижній частині аркуша, якщо під ними менше 5 рядків наступного тексту. В цьому випадку заголовок нової складової частини тексту документа краще починати на наступному аркуші.
Зразок оформлення тексту наказу:
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
"ДНІПРОВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА"
Павлоградський коледж Національного технічного університету
«Дніпровська політехніка»
(Павлоградський коледж НТУ «ДП»)
НАКАЗ
| 17 червня 2020 р | м. Павлоград | № 12 |
Про затвердження інструкції з діловодства
З метою подальшого вдосконалення порядку документування та організації роботи з документами
НАКАЗУЮ:
Мирошниченко М.В.
| Директор | (підпис) | Л.М. Посунько |
Зразок оформлення тексту службового листа:
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
ВІДДІЛ ОСВІТИ ПАВЛОГРАДСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
Дитячий садок № 8 м. Павлограда
вул. Соборна, 63, м. Павлоград, Дніпропетровська обл., 51400
Тел./факс (05632) 20-49-58
Е-mail: pvt1@ukr.net
Web: http://www.ptngu.com
Код ЄДРПОУ 00220026, р/р № 35223223010038 ДКСУ у м.Київ, МФО 820172
20.12.2018 № 67 На № ______________ від ________
Директору Павлоградського коледжу
Національного технічного університету
«Дніпровська політехніка»
Посунько Л.М.
Лист-подяка
Шановна Людмило Миколаївно!
Педагогічний колектив дитячого садка № 8 м. Павлограда виносить щиру подяку за організацію дитячого свята для дітей-сиріт до Дня св. Миколая. Ми вдячні Вам за доброту, щире серце, небайдужість до долі дітей-сиріт.
Маємо надію на плідну співпрацю.
| З повагою | директор | В.А. Ломаченко |