ТЕМА:«ВЛАСТИВОСТІ, ОЗНАКИ ТА ФУНКЦІЇ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ»

План

1. Властивості документа.
2. Ознаки документа.
3. Функції службових документів.

Системний підхід до вивчення документів полягає в аналізі всіх його властивостей, ознак та функцій.

Властивості документа – це сукупність характерних для нього якостей, які можна розглядати як особливу цілісну систему, призначену для виконання покладених на документ функцій. Основними властивостями документа повинні бути:

• атрибутивність – наявність невід’ємних складових, без яких він не може існувати;
• функціональність – призначення для передачі в часі і просторі;
• структурованість (тісний зв’язок елементів і підсистем, що забезпечує його єдність і цілісність).

Службовий документ мусить мати також такі властивості:

1. бути носієм і слугувати джерелом необхідної інформації;
2. мати правову вагу, господарське значення, оскільки сам може бути письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;
3. робити можливим вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності установи.

Ознаки документа – це характерні риси, що відрізняють документ від інших матеріальних об’єктів. До основних ознак службового документа можна віднести:

• наявність семантики змісту;
• стабільну матеріальну (речову) форму;
• призначеність для використання в соціальній сфері;
• завершеність повідомлення;
• стандартизація мовлення.

Функції документа – це призначення документа, його роль у системі соціальних комунікацій. Основна функція документа полягає в переданні ним соціальної інформації в часі та просторі. Серед функцій документа виділяють:

1. Загальні функції документа:

   1. інформаційна: будь-який документ створюється для зберігання інформації, оскільки необхідність її зафіксувати;
   2. соціальна: документ є соціально значущим об’єктом, оскіль¬ки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;
   3. комунікативна: документ є засобом зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури;
   4. культурна: документ є засобом закріплення й передавання культурних традицій.

2. Спеціальні функції документа:

   1. управлінська: документ є інструментом уп¬равління; цю функцію мають управлінські документи, що створені спеціально для реалізації завдань управління;
   2. правова: документ є засобом закріплення й зміни правових норм і правових взаємин у суспільстві.

Правовою функцією володіють такі документи:

• закони, укази, ухвали та ін.; судові, прокурорські, нотаріальні і арбітражні акти, договори, документи, що посвідчують особу (паспорти, перепустки, посвідчення і т.д.), виправдувально-фінансові документи (прибуткові ордери, рахунково-платіжні відомості т.п.);
• документи, які на якийсь час набувають цю функцію, перебуваючи доказом яких-небудь фактів у суді, органах слідства і прокуратурі, нотаріаті чи арбітражі.

Будь-який документ може бути доказом, тобто тимчасово наділеним правовою функцією:

• історична (артефактна): документ може бути джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства.
• пізнавальна (когнітивна): документ здатен бути засобом отримання та передання знань з метою вивчення процесів і явищ довкілля та суспільства; виявляється в забезпеченні загального й професійного процесу навчання, а також у науковій діяльності.
• облікова: дає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов’язану з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу і контролю (статистичні і фінансово-економічні документи, планова та звітна документація).
• гедонічна: документ здатен бути засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори художньої літератури, мистецькі видання, листівки, діафільми, магнітні фонограми тощо).

Питання для самоконтролю:

1. Що таке властивості документа?
2. Наведіть основні властивості документа.
3. Що таке основні ознаки документа?
4. Що можна віднести до основних ознак службового документа?
5. Що таке функції документа?
6. Охарактеризуйте загальні функції документа.
7. Наведіть спеціальні функції документа.
8. Які документи у сучасному діловодстві виконують правову функцію?