ТЕМА:«ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ ПОБУДОВИ ДОКУМЕНТООБІГУ»

План

1. Документі потоки в установі.
2. Визначення документообігу.
3. Організування раціональної побудови документообігу.

Документі потоки в установі

У документообігу будь-якої установи можуть бути виокремленні такі документні потоки:  вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ);  документи, створені в установі (не виходять за її межі).

Вхідні документи класифікують за кореспондентами-авторами документів, їх змістом, за видами, за значущістю автора, строками виконання тощо.

За кореспондентською ознакою документи поділяються на:

• документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішення, розпорядження, накази, листи тощо), що містять вказівки, роз’яснення і зведення;
• документи підвідомчих установ, що надсилають первинну планову, звітно-облікову документацію та різні запити;
• документи сторонніх установ, що обмінюються інформацією для вирішення певних питань або потребують спільних дій (партнери, постачальники, замовники, споживачі тощо);
• звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян.

Поділ вхідних документів за кореспондентами-авторами слугує для створення бази даних постійних кореспондентів, з якими налагоджені ділові контакти з зазначенням їх адрес, телефонів, прізвищ, імен та по батькові та найменування посад керівного складу).

За змістом інформації всі вхідні документи можна поділити на ініціативні (які у свою чергу поділяються на ті, що потребують відповіді чи виконання, і надіслані лише для відома) та листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.

За видами вхідні документи можна поділити також на:

• організаційно-розпорядчі (накази, рішення, розпорядження);
• інформаційно-аналітичні (листи, довідки, доповідні записки тощо);
• обліково-звітні.

Залежно від значущості автора і змісту вхідні документи направляють керівникові установи, структурним підрозділам або конкретному виконавцю.

Отже, весь потік вхідних документів може бути розподілено на кілька груп. Кожна з груп документів матиме різні шляхи руху і потребувати певної послідовності їх опрацювання.

Кому саме слід передавати той чи інший документ, визначає керівник служби діловодства або секретар-референт установи на стадії попереднього розгляду вхідної документації.

Документи, створені в установі, поділяються на дві групи:

• внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише в межах цієї організації;
• вихідні, які після створення надсилають в інші організації чи установи.

Внутрішні документи установи, як правило, не розсилаються. Однак якщо структурні підрозділи територіально роз’єднані або установа має філії, куди направляються і внутрішні документи, наприклад розпорядчі, то для внутрішніх документів також має бути обов’язково передбачено етап їх відправлення.

Усі документи, що створюються в установі, поділяються на ініціативні (складені для вирішення потреб установи чи розроблені «на виконання» завдань вищих органів) або складені у відповідь на отримані запити.

Вихідні документи, як і вхідні, можна класифікувати за видами і за кореспондентами-адресатами. Поділяються вихідні документи також на такі, що потребують відповіді, і такі, що надіслані для інформування.

Обліковуються вхідні і вихідні документи на етапі прийому і відправленні кореспонденції. До основних параметрів потоків, що беруться до уваги в процеси документообігу, відносять:

• напрямок потоку, що визначається пунктами відправлення та призначення;
• обсяг потоку, який визначається кількістю документів, що проходять через систему за одиницю часу;
• структуру потоку, що визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікації;
• режимом потоку, який визначається періодичністю руху документів через пункти обробки.

Таким чином, документи установ можна вивчати з різних поглядів. І кожен документний потік матиме свої особливості щодо його проходження й оброблення в документній системі.

Організування раціональної побудови документообігу

Документообіг, як складова діловодства, це рух документів в документаційній системі установи з моменту долучення до неї створених або надісланих службових документів до завершення виконання і відправлення одержувачеві, чи передачі в архів установи.

Документообіг установи - це проходження документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Незалежно від способу фіксації та від творення інформації документи проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

Організація документообігу - це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов’язаних з долученням до документаційної системи, обробкою і рухом документів, включаючи отримання документів, що надійшли ззовні документаційної системи, їх розподіл, реєстрацію, доставку виконавцям, переміщення всередині установи, захист від несанкціонованого доступу, відправку чи передачу в архів.

Організування роботи з документами включає побудову системи документообігу, зберігання, пошук і використання документів у поточній діяльності установи, забезпечення їх раціонального руху в документаційній системі. В процесі роботи з документами мусить бути забезпечений обов’язковий контроль за їх виконанням і захист від несанкціонованого доступу.

Раціональна побудова документообігу в установі мусить передбачати:

• проходження документів в установі найкоротшим шляхом (встановлення оптимальної послідовності руху і обробки документованої інформації);
• дотримання в установі основних принципів роботи з документами;
• скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);
• одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними (розробка раціональних схем проходження і обробки основних видів документів, отримання і опрацювання вхідних документів, а також проходження внутрішніх документів у процесі їх підготовки виконавцями);
• централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;
• раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць (досягнення оперативності проходження документа від моменту складання чи одержання до його виконання по найбільш короткому шляху з мінімальним витратами часу і зусиль);
• скорочення обсягу документообігу за рахунок застосування бездокументних зв’язків (телефон, факс, електронна пошта);
• чіткий розподіл функцій між структурними підрозділами і виконавцями, скорочення внутрішнього листування;
• обмеження доступу до окремих документів, що значно впливає на проходження документів в установі і технологію роботи з ними;
• впровадження в документаційному забезпеченні управління (ДЗУ) новітніх інформаційних технологій (поступова автоматизація документообігу й перехід на електронний документообіг, створення електронної канцелярії та архіву).

Сучасний темп суспільного життя практично визначив інтенсивність потоків документної інформації, її мобільність, надлишок і водночас недостатність.

Вдосконаленню документообігу в установі сприяє розроблення раціональних схем проходження і обробки основних видів документів, маршрутів їх пересування.

Складання маршрутних схем з поділом на окремі потоки (групи документів,) допомагає з’ясувати такі питання:

• через які структурні підрозділи (яких виконавців) будуть проходити певні групи документів;
• у якій послідовності буде рухатися конкретний службовий документ;
• скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ чи до виконавця;
• які операції повинні здійснюватися виконавцями у підрозділах.

Комплекс операцій, що виконуються з документами, можна подати також у вигляді оперограм.

Оперограма - організаційний документ, що регламентує процес оброблення вхідних або вихідних документів.

Складається оперограма за допомогою таблиці, рядки якої відведено для позначення операцій обліку, реєстрації, погодження тощо, а колонки  для зазначення відповідальних виконавців. Графічний спосіб складання оперограми дає можливість встановити логічний зв’язок між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність цієї роботи та її зміст.

Питання для самоконтролю:

1. Що таке документообіг?
2. Що передбачає ефективна організація документообігу в установі?
3. Які існують вимоги до потоків документів?
4. Назвіть етапи документообігу?
5. Які особи організують документообіг в установі?
6. В чому полягають завдання раціональної побудови документообігу в установі?
7. Що мусить пе¬редбачати раціональна побудова документообігу в установі?
8. Що повинна включати автоматизована обробка документів?