Частина 1
Частина 2
Документи після їх виконання групують у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів.
Справа – це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи виду діяльності й зібрані в окрему обкладинку, файл.
Формування справи – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Це визначення належності документів до певної справи та систематизація їх усередині справи.
До справ готують документи, які за змістом відповідають заголовку справи. Головною частиною заголовка справи е виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.
Справи формуються в установі, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. В установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.
Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу мусить відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, що знаходяться в конкретних справах.
Першою як правило, розміщується група справ, яка містить документи установ вищого рівня, далі – група організаційно-нормативної документації (статути, положення тощо), потім – розпорядча документація самої установи (постанови, накази, розпорядження і т. ін.), планово-звітна документація і листування.
У групі листування першими розміщуються справи, які містять листування з вищими органами.
Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення – індекс (арабськими цифрами).
Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. За наявності у справі томів (частин) індекс проставляється на кожному томі із зазначенням т. 1, т.2 і т.д.
Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках. Примірники номенклатури використовуються так:
1-й – недоторканий, зберігається у структурному підрозділі;
2-й – передається до канцелярії установи;
3-й – використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.
Формуючи справи, слід дотримуватися таких правил:
Документи всередині справи вміщуються у хронологічній, логічній послідовності чи їх поєднанні.
Організаційні документи, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами. Статути, положення, правила та інструкції, затверджені як самостійні документи, групують також у самостійні справи.
Розпорядчі документи (постанови, накази, розпорядження тощо) разом із додатками включають у справи за їх різновидами і хронологією. Накази з основної діяльності, кадрових і адміністративно-господарських питань розміщують в окремі справи.
Документи засідань колегіальних органів групують у дві справи: а) протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо); б)документи з організації проведення засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених, проекти та копії рішень тощо).
Протоколи засідань чи нарад групують у хронологічному порядку і за їх порядковими номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизують за датами та номерами протоколів; усередині групи документи, що мають відношення до одного протоколу, систематизують за їх порядком денним.
Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. Якщо таких невелика кількість, то їх формують в одну справу. Всередині справи документи систематизують за датами доручень. Затверджені плани, звіти, кошториси групують у справах окремо від проектів цих документів.
Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою у хронологічній послідовності; документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. №731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).
Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.
При поновленні листування документи включаються до справи поточного року із зазначенням номера справи за попередній рік, в якій зберігаються документи з цього питання.
Документи-додатки, незалежно від їх дати їх створення, групуються в одну справу з документами, до яких вони додаються. Додаток, який має понад 250 аркушів, формується в окрему справу. При цьому на основному документі робиться відмітка про те, що додаток оформлено окремою справою.
Невиконані документи формувати у справи забороняється. Не допускається долучати до справ документи не за призначенням, зайві примірники.
Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають та приймають під розписку. Забороняється:
Документи в особових справах групують у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності:
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров’я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання, або розміщують в «Кишеньках» обкладинок особових справ.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не долучають у зв’язку з занесенням відомостей про це у доповнення до листка обліку кадрів.
Особові рахунки співробітників та інші обліково-статистичні документи систематизують у межах року за алфавітом прізвищ.
Працівникам установи та її структур дозволяється формувати передбачені номенклатурою справи тільки з питань, що належать до їх компетенції.
Після закінчення календарного року керівник установи, своїм наказом, призначає спеціальну комісію, яка зобов’язана:
Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та архівом установи.
Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає: брошурування в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання (за потреби) внутрішнього опису документів; складання підсумкового напису; скріплення справи печаткою та взяття її на інвентарний облік; оформлення обкладинки справи.
Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
При заведенні справи, яка підлягає зберіганню в архівному підрозділі на початку справи, перед внутрішнім описом документів підшивається аркуш використання справи, який до архівного підрозділу не заповнюється. Облік користування справою на стадії діловодства здійснюється в установленому порядку.
Окремі документи, які мають велику історичну цінність, а також особисті документи, фотокартки тощо вкладаються в конверти, які потім підшиваються до справи.
Всі залучені до справи документи нумеруються простим графітовим олівцем або нумератором у правому верхньому краю аркуша, не зачіпаючи тексту. Забороняється для нумерації застосування чорнила, пасти чи кольорових олівців.
Усі документи, незалежно від міри секретності, терміну зберігання, вносяться до внутрішнього опису документів, який підшивається на початку справи (тому).
У внутрішньому описі (в графі «Примітка») зазначається про вилучення документів зі справи (тому) з посиланням на відповідний акт.
У кінці внутрішнього опису справи працівник, який оформляє справу, із зазначенням своєї посади і дати складання робить підсумковий запис, зазначає кількість внесених до справи документів, на скількох вони аркушах; окремо зазначається кількість аркушів внутрішнього опису. Аркуші внутрішнього опису мають свою нумерацію.
У кінці справи (тому) працівник, який оформив справу, із зазначенням своєї посади й дати складання робить засвідчувальний підпис, в якому зазначає цифрами та словами кількість підшитих у справі (томів) аркушів. Окремо зазначається кількість аркушів внутрішнього опису, наявність аркуша використання справи, наявність конвертів із вкладеннями, особливості нумерації, стан документів тощо.
Справи, незалежно від того, прошиті вони ручним способом чи переплетені друкарським, скріплюються печаткою.
Закінчені провадженням томи справ ставляться на інвентарний облік за журналом обліку журналів, картотек і закінчених провадженням справ.
