Частина 1
Частина 2
В практиці управління часто доводиться стикатися з такими завданнями, вирішення яких неможливе без залучення багатьох спеціалістів, обміну думками та отримання інформації з проблем, які виникають. Проведення нарад, зборів, засідань може бути закладено в організаційно-статутній формі установи, організації тощо.
Слово «нарада» визначається тлумачним словником як похідне від слова «радитись», тобто разом з кимось обговорювати що-небудь. Таким чином, під словом «нарада» розуміємо такий вид управлінської діяльності, коли певна кількість учасників збирається в певному місці в обумовлений час для обговорення і прийняття рішень за раніше визначеними питаннями.
Оскільки у прийнятті колегіальних рішень задіяно багато працівників, такий вид управлінської діяльності дорого коштує й до нього необхідно підготуватись відповідним чином.
Проведенню засідання колегіального органу передує велика підготовча робота, в ході якої складається група документів, що супроводжує протокол: порядок денний, списки учасників, доповіді та тези основних доповідей, довідки з обговорюваних питань, проекти рішень (або постанов) з кожного питання.
Документування підготовки засідання, зазвичай, полягає передусім у складанні порядку денного, до якого можуть бути включені питання, не передбачені планом, але як такі, що потребують обов’язкового розгляду на засіданні.
До порядку денного рекомендується включати невелику кількість питань, щоб можна було грунтовно обговорити їх на засіданні. До порядку денного додають список запрошених на засідання з зазначенням їх посади, звання та організації, яку вони представляють.
Перед початком засідання проводиться реєстрація присутніх. При підготовці до великих нарад, конференцій, зустрічей, на яких запланована участь працівників установ, організацій з інших областей, міжнародних організацій, рекомендується передбачати такі моменти:
Якщо в підготовці наради бере участь група, має бути розроблено план, затверджений посадовою особою, яка відповідає за нараду.
У відповідному документі зазначається тема, яка обговорюватиметься на нараді, перелічуються теми доповідей, співдоповідей, повідомлень тощо, які пропонуються для обговорення і додаються короткі дані про тих, хто виступатиме: їх прізвища, імена по батькові, посада, звання, вчений ступінь.
Уточнюється список осіб, запрошених на нараду, складаються запрошення на нараду.
Регламент роботи наради повинен передбачати чітку організацію її проведення, порядок питань, що розглядаються, процедурні сторони. Загальна тривалість наради не повинна перевищувати трьох-чотирьох годин на день.
Для заходів, які відбуваються регулярно, регламент виробляється й затверджується один раз. Для неперіодичних заходів регламент встановлюється на початку засідання кожного разу.
Примірний регламент наради:
Діяльність установ, що працюють на основі колегіальності, регламентується постановами, рішеннями, розпорядженнями. Постанови і рішення приймаються в результаті обговорення на засіданнях колегіальних органів, хід яких фіксується в протоколах. Документами діяльності колегіальних органів є постанови, рішення, розпорядження, протоколи, стенограми, повідомлення.
Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.
Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.
У плані роботи колегіального органу зазначаються:
Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.
Керівники структурних підрозділів апарату колегіального органу завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обгрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.
Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.
Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи повинні містити:
Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній частині колегіального органу окремо з кожного засідання.
У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.
За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів апарату колегіального органу.
Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.
Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.
Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням встановлених вимог, зазначених далі в цьому підрозділі.
Рішення колегій установ реалізуються шляхом видання наказів установ, розпоряджень керівників установ, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них.
Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.