ТЕМА:«СКЛАД РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТА. ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТТЯ «РЕКВІЗИТ». ВИДИ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТА»

План

1. Визначення поняття «реквізит».
2. Склад реквізитів документа.
3. Види реквізитів документа.

Визначення поняття «реквізит»

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів, написання й розташування на бланку реквізитів до¬кумента. Термін «реквізит» латинського походження (reguisutum), що перекладається як «потреба». У Середньовічній Італії ним оз¬начали необхідні й обов’язкові елементи боргових зобов’язань, цінних паперів, передусім – векселів.

У термінологічному словнику слово «реквізит» подається як обов’язковий елемент офіційного документа.

Реквізит службового документа за Національним стандартом «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732:2004» – це інформація, яку зафіксовано в службово¬му документі для його ідентифікування, організування обліку і (або) надання йому юридичної сили.

Багаторічна практика і управлінська наука визначають уніфіко¬вані правила оформлення документів, які виготовляють на блан¬ках паперу стандартних форматів. Оформляють реквізити відповідно до формуляра-зразка згід¬но із Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлення документів: ДСТУ 4163 – 2003».

Формуляр-зразок документа – єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює галузь використання, формати, розміри, вимоги до побудови конкретної сітки та сукупність властивих їм реквізитів, розташо¬ваних у сталій послідовності.

Склад реквізитів документів

Готуючи та оформлюючи документи використовують такі реквізити:

1. зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим
2. зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)
3. зображення нагород
4. код організації
5. код форми документа
6. назва організації вищого рівня
7. назва організації
8. назва структурного підрозділу організації
9. довідкові дані про організацію
10. назва виду документа
11. дата документа
12. реєстраційний індекс документа
13. посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь
14. місце складення або видання документа
15. гриф обмеження доступу до документа
16. адресат
17. гриф затвердження документа
18. резолюція
19. заголовок до тексту документа
20. відмітка про контроль
21. текст документа
22. відмітка про наявність додатків
23. підпис
24. гриф погодження документа
25. візи документа
26. відбиток печатки
27. прізвище виконавця і номер його телефону
28. відмітка про засвідчення копії
29. відмітка про виконання документа і направлення його до справи
30. відмітка про наявність документа в електронній формі
31. відмітка про надійдення документа до організації
32. запис про державну реєстрацію

Види реквізитів документа

Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікованих форм чи бланків документів) і змінні (які використовують під час їх безпосереднього укладання).

У процесі підготовки і оформлення документів обов’язкові реквізити можуть бути доповненні змінними, якщо того вимагає призначення документа, його обробка тощо.

Поздовжнє розміщення реквізитів доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на місці, відведеному для кутового штампа

Кутове розміщення реквізитів більш доцільне, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізит «адресат», «резолюція», «затвердження», «гриф обмеження доступу до документа»

Питання для самоконтролю:

1. Що таке реквізит?
2. Що таке формуляр-зразок?
3. Скільки реквізитів застосовується в діловодстві?
4. Які нормативно-правові документи регламентують оформлення документів в установі?
5. Які існують види реквізитів?
6. Назвіть варіанти розміщення реквізитів.