Частина 1
Частина 2
Засвідчення паперових документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення відбитку печатки. З приводу електронного підписання у пункті 58 розділу II Типової інструкції зазначено: засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.
Це обов’язковий реквізит службового документа, що розмішується під його текстом або відміткою про наявність додатків. В установах, що функціонують на основі єдиноначальності, документи підписує одна службова особа – її керівник, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Право підпису встановлюється наказом керівника установи або інструкцією з діловодства.
Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються керівником установи або за його дорученням – заступником керівника.
У ряді установ через значний обсяг документів, які циркулюють, і неможливість прийняття керівниками в стислі терміни ефективних рішень з будь-якого питання, повноваження останніх стають децентралізованими, тобто частина їх прав та обов’язків передається підлеглим. Від імені установ у деяких випадках документи підписують і керівники відокремлених підрозділів.
До складу підпису входять: зазначення посади (повна, якщо документ надруковано не на бланку), особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала документ, наприклад:
Президент корпорації «Фаворит» ________ П.В.Харченко
(підпис)
Доповідні записки, довідки, повідомлення, списки, переліки та інші документи аналітичного чи довідкового характеру може підписувати виконавець, якщо пропоновані до вирішення питання не виходять за межі його повноважень.
Наприклад:
|
Якщо за зміст документа відповідають кілька осіб, ставляться два чи більше підписів. При цьому, у разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ. |
|
|
Документи колегіальних органів (постанова, протокол і т.д.) підписують дві особи – голова та секретар колегіального органу. |
|
|
Розпорядчі документи колегіальних органів, що видаються на основі єдиноначальності, мають один підпис. |
|
|
Якщо документи підписують члени комісій, зазначається їх статус в комісії, а не посада. |
|
|
Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає підпорядкованості займаних посад. |
|
|
У навчальних закладах та науково-дослідних установах прийнято вказувати наукові ступені та вчені звання тих, хто підписує документи. |
|
У разі надсилання документа одночасно кільком вищим установам керівник підписує всі примірники. Якщо документ надсилається одночасно кільком підвідомчим установам, то підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються його копії, примірники, засвідчені канцелярією або відділом кадрів.
Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня, його підписує особа заступник чи особа, яка виконує зазначені обов’язки. Обов’язково зазначаються фактична посада особи, яка підписала документ, та її прізвище (виправлення вносять чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в. о.», «заст.»). Не допускається підписання документів з прийменником «за» або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
Затвердження документа – це набуття ним чинності після підписання, що санкціонує поширення його дії на певне коло установ, посадових осіб і громадян. Затверджуються службові документи відповідними органами або службовими особами, до компетенції яких входить вирішення викладених у них питань за допомогою грифа затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа. Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу.
Наприклад:
|
Якщо документ затверджується конкретною службовою особою, то гриф затвердження містить такі елементи: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, і дату затвердження, |
|
|
У разі затвердження документа розпорядчим актом на ньому проставляється гриф за такою формою: |
|
Розміщують гриф затвердження у правому верхньому куті першого аркуша документа з відступом від межі лівого берега на 104 мм. Документи, що підлягають затвердженню, отримують юридичну силу лише з моменту їх затвердження. Перелік документів організації, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження, має бути наведений в інструкції з діловодства (наприклад, статут, штатний, інструкції, правила тощо). У затверджені документи не можна вносити будь-які виправлення або доповнення без дозволу особи, яка їх затвердила.